CMS: So finden Sie das richtige Redaktionssystem

CMS – Content-Management-Systeme sind in heutigen, modernen (Technischen) Redaktionen nicht mehr wegzudenken. Es sind Systeme zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung von Content. Ganz kurz gesagt: Inhaltsverwaltungssysteme.

Redaktionssysteme bringen Power in die Technische Dokumentation

CMS – warum immer diese Abkürzungen? Sie sparen Schreibarbeit und Speicherplatz. Und genau das soll auch das Content-Management-System leisten. Dabei handelt es sich um die Software, die die Inhalte Ihrer Dokumente verwaltet. Aber woher weiß die eigentlich, wer bei Ihnen die Dokumente erstellt, wie derjenige die Informationen bereitstellen will und welchen Nutzen sie wem bringen sollen? Da sind Sie gefordert. Helfen Sie Ihrer Inhaltsverwaltung mit dem richtigen Redaktionssystem auf die Sprünge.

CMS-Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation

Die auf dem Markt verfügbaren CMS sind so ausgelegt, dass Sie sie gleichermaßen für die Bürokommunikation, die Verbreitung von allgemeinen Nachrichten, den Aufbau von Webseiten oder die Gestaltung von Seminarinhalten nutzen könnten. Wie hebt sich die Technische Dokumentation von den anderen Bereichen ab? Welche speziellen Funktionen sind hilfreich?

Daten objektbezogen zusammenstellen und bereithalten

Die Technische Dokumentation bezieht sich immer auf ein konkretes Objekt, das einen bestimmten Zweck erfüllen soll. Dabei kann es sich um ein Bauwerk, ein Gerät, eine Maschine oder eine Anlage handeln. Planung, Herstellung, Nutzung und Entsorgung erfolgen durch unterschiedliche Personenkreise, die teilweise stark unterschiedliche Vorkenntnisse und Bedürfnisse haben. Damit jede Zielgruppe mit den richtigen Informationen versorgt wird, fasst das CMS alle Informationen, Daten oder Zeichnungen in einem Pool zusammen, um sie anschließend bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen.

Zusammenarbeit im Team organisieren

cms für teams

Die Technische Dokumentation ist das Ergebnis der Arbeit vieler Menschen. Damit sich niemand in die Quere kommt, keine Fehler entstehen und nichts vergessen wird, sollten Sie konkrete Regeln für den Umgang mit dem Redaktionssystem aufstellen. Zudem können Sie den Workflow organisieren und ganz genau festlegen, wer Dateien erstellen, lesen oder ändern darf, wie der Bearbeitungsstand dokumentiert wird und in welcher Reihenfolge die Dokumente von einem Mitarbeiter zum nächsten gelangen. Für eine bessere Rückverfolgbarkeit protokolliert das CMS-Redaktionssystem alle Aktivitäten.

Layout automatisieren

Bei der Technischen Dokumentation handelt es sich in aller Regel um das Bereitstellen nüchterner Fakten. Das Layout muss nicht in erster Linie gut aussehen. Die Zweckmäßigkeit bestimmt, wie die Informationen präsentiert werden. In CMS-Redaktionssystemen ist die Gestaltung deswegen zentral geregelt. Somit werden die Inhalte gut verständlich und übersichtlich wiedergegeben werden. Alle Dokumente bekommen dadurch ein einheitliches Aussehen. Das hat mehrere Vorteile: Geschäftspartner und Kunden erkennen, dass in Ihrem Unternehmen eine perfekte Ordnung herrscht. Und Ihre Mitarbeiter finden sich schneller in den Dokumenten zurecht.

Wie finde ich für mich das richtige CMS-Redaktionssystem?

Steht diese Frage im Raum, sollten Sie die Fragestellung erst einmal überdenken. Zwar gibt es zahlreiche Anbieter auf dem Markt, in den Grundfunktionen unterscheiden sich die verfügbaren Redaktionssysteme sich nur unwesentlich voneinander. Dazu gehören beispielsweise:

  • die Zuweisung bestimmter Benutzerrechte für die Mitarbeiter und Gruppen von Mitarbeitern
  • frei konfigurierbare Workflowkonzepte
  • die Verwaltung von Dateiversionen und -varianten
  • die Sicherung der Dokumente und ihrer Inhalte mit einem Status
  • die Gewährleistung der Prozesssicherheit bei der Erarbeitung von Inhalten
  • die Mitwirkung von Dienstleistern über Remote-Zugriff
  • eine Datenbank für die einheitliche Verwendung von Bezeichnungen
  • ein Übersetzungsmanagement für die Erstellung von Dokumenten in Fremdsprachen
  • statistische Funktionen zur Ermittlung von Kennzahlen

Wichtiger ist also: Die Funktionen müssen genau auf das Unternehmen und vor allem seine Produkte abgestimmt werden. Fragen Sie daher besser:

Wer passt das CMS-Redaktionssystem an meine Bedürfnisse an?

das anpassen eines cms gleicht oft einem komplizierten puzzle

Sie brauchen einen Anbieter, der Ihnen das CMS-Redaktionssystem auf Ihre Bedürfnisse zuschneidet und über reichlich Erfahrung im Umgang damit verfügt. Kombinieren Sie Ihre Recherche also mit dem Stichwort “Customizing”. Sobald Sie einen Dienstleister ausgemacht haben, sollten Sie testen, wieweit er an den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen interessiert ist. Schwärmt er von der schieren Wucht an Besonderheiten, die sein System bietet, oder fragt er zunächst, was Sie damit erreichen wollen? Die Lizenzkosten steigen häufig mit dem Umfang an eingekauften Funktionen – unabhängig davon, ob Sie die tatsächlich brauchen oder nicht.

Welche Informationen braucht der Anbieter?

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn der Anbieter viele konkrete Fragen zum Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen stellt. Mit den richtigen Antworten gestaltet er das passende CMS für Ihr Unternehmen.

Auf folgende Fragen können Sie sich einstellen:

  • Wie läuft die Erstellung der Technischen Dokumentation in Ihrem Unternehmen ab?
  • Welche Technischen Dokumente sind schon vorhanden?
  • Wie sind die Dokumente aufgebaut?
  • Wer nutzt die Dokumente zu welchem Zweck?
  • In welchen Sprachen liegen die Dokumente vor?
  • Wie gestalten Sie die Datensicherheit vor unbefugtem Zugriff und Verlust?
  • Wo sehen Sie Verbesserungspotential?

Es lohnt sich, in die Erarbeitung der Antworten ausreichend Zeit zu investieren. Wenn Sie den Ist-Zustand klar vor Augen haben, werden Sie selbst erkennen, welche Anforderungen Sie an das CMS-Redaktionssystem haben. Viele davon können Sie in die Form von Anwendungsfällen, auch Use Cases, bringen: Ein Mitarbeiter mit einem definierten Aufgabenbereich braucht ein bestimmtes Mittel, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Nennen Sie den definierten Aufgabenbereich “Rolle”, das Mittel “Funktionalität” und das Ziel “Nutzen” – so weiß der Anbieter, was zu tun ist, und kann direkt loslegen.

Zum Beispiel: Als Technischer Redakteur möchte mit einem Mausklick das Layout verändern, um eine Betriebsanleitung in unterschiedlichen Formaten publizieren zu können.

Fazit: Was spricht für und gegen CMS-Redaktionssysteme?

Die Vorteile von Redaktionssystemen liegen hauptsächlich in der Automatisierung von Arbeitsabläufen bei der Erstellung sowie der Verteilung Technischer Dokumente:

  • Ob technisches Handbuch, Pflichtenheft oder Technische (Online) Dokumentation: Mit einem CMS können Sie nahezu jeden Redaktionsprozess optimieren.
  • Zugriffsrechte sind eindeutig geregelt, die Prozesssicherheit ist gewährleistet, das Layout erfolgt einheitlich und die Verwaltung der Dokumente unterliegt klaren Vorgaben.
  • Die Dokumente werden automatisch formatiert. Bei der Veröffentlichung können die Formate beliebig transformiert werden. Sie können die Inhalte aus einer Quelle bedarfsabhängig als PDF, DOC, HTML, XML oder in einem anderen Format bereitstellen.
  • Die einfache Verwaltung lässt das schnelle Wiederauffinden, die Mehrfachnutzung und den Austausch aller Inhalte zu und liefert eine Übersicht über den kompletten Bestand an Informationen. Insbesondere doppelte Inhalte werden somit vermieden.
  • Vor allem im Team lassen sich Inhalte deutlich einfacher mithilfe eines CMS bearbeiten.
  • Die Übersetzung der Dokumente in verschiedene Sprachen lässt sich effizient gestalten.
  • Darüber hinaus können Sie CMS-Redaktionssysteme für die Berechnung von Kennziffern nutzen.

Zu den Nachteilen zählen folgende Punkte:

  • In der Vorbereitung müssen Sie etwas mehr Arbeit und Zeit investieren, um alle wichtigen Fragen für die Installation zu klären.
  • Die Installation und Nutzung von CMS-Redaktionssystemen sind mitunter recht kostenintensiv.
  • Außerdem sind für bestimmte Aufgaben innerhalb des CMS spezielle Kenntnisse erforderlich, die Sie aber in Schulungen erwerben können.

Jetzt, da die Vor- und Nachteile schwarz auf weiß vor Ihnen liegen, zeigt sich ein recht eindeutiges Bild: CMS-Redaktionssysteme sind eine enorme Bereicherung für Unternehmen. Langfristig gesehen rechnen sie sich und negieren alle Nachteile ins Positive. Somit bleibt also nur noch eine letzte Frage: Wann starten Sie mit Ihrem CMS?

Wir Docuneers können aus Erfahrung ganz besonders das CMS bloXedia von pgx empfehlen. Es ist vielseitig, effizient und ein Zugewinn für jede Technische Redaktion!

Beitragsbild: Andrea Piacquadio/Pexels
Bild Team: Startup Stock Photos/Pexels
Bild Puzzle: Ann H/Pexels

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