CMS: So finden Sie das richtige Redaktionssystem

cms Content Management System

CMS: So finden Sie das richtige Redaktionssystem

CMS – Content-Management-Systeme sind in heutigen, modernen (Technischen) Redaktionen nicht mehr wegzudenken. Es sind Systeme zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation und Darstellung von Content. Ganz kurz gesagt: Inhaltsverwaltungssysteme.

 

 

Redaktionssysteme bringen Power in die Technische Dokumentation

 

CMS – warum immer diese Abkürzungen? Sie sparen Schreibarbeit und Speicherplatz. Und genau das soll auch das Content-Management-System leisten. Dabei handelt es sich um die Software, die die Inhalte Ihrer Dokumente verwaltet. Aber woher weiß die eigentlich, wer bei Ihnen die Dokumente erstellt, wie derjenige die Informationen bereitstellen will und welchen Nutzen sie wem bringen sollen? Da sind Sie gefordert. Helfen Sie Ihrer Inhaltsverwaltung mit dem richtigen Redaktionssystem auf die Sprünge.

 

 

CMS-Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation

 

Die auf dem Markt verfügbaren CMS sind so ausgelegt, dass Sie sie gleichermaßen für die Bürokommunikation, die Verbreitung von allgemeinen Nachrichten, den Aufbau von Webseiten oder die Gestaltung von Seminarinhalten nutzen könnten. Wie hebt sich die Technische Dokumentation von den anderen Bereichen ab? Welche speziellen Funktionen sind hilfreich?

 

 

Daten objektbezogen zusammenstellen und bereithalten

 

Die Technische Dokumentation bezieht sich immer auf ein konkretes Objekt, das einen bestimmten Zweck erfüllen soll. Dabei kann es sich um ein Bauwerk, ein Gerät, eine Maschine oder eine Anlage handeln. Die Planung, Herstellung, Nutzung und Entsorgung erfolgt durch unterschiedliche Personenkreise, die verschiedene Vorkenntnisse und Bedürfnisse haben. Damit jeder auch versteht, was zu tun ist, fasst das CMS alle Informationen und Daten zum Aufbau, zur Funktionsweise und zum Umgang in einem Pool zusammen und stellt es bedarfsgerecht zur Verfügung.

 

 

Zusammenarbeit im Team organisieren

 

cms für teams

Die Technische Dokumentation ist das Ergebnis der Arbeit vieler Menschen. Damit keiner dem anderen in die Quere kommt, keine Fehler entstehen und nichts vergessen wird, sollten Sie konkrete Regeln für den Umgang mit dem Redaktionssystem aufstellen. Zudem können Sie den Workflow organisieren und genau festlegen, wer Dateien erstellen, lesen oder ändern darf, wie der Bearbeitungsstand dokumentiert wird und in welcher Reihenfolge die Dokumente von einem Mitarbeiter zum nächsten gelangen. Für die bessere Rückverfolgbarkeit können Sie das CMS-Redaktionssystem beauftragen, alle Aktivitäten zu protokollieren.

 

 

Layout automatisieren

 

Bei der Technischen Dokumentation handelt es sich in aller Rgel um die Darstellung nüchterner Fakten. Das Layout muss nicht unbedingt „schön“ sein. Die Zweckmäßigkeit bestimmt, wie Sie die Daten präsentieren wollen. Ihrem CMS-Redaktionssystem können Sie beibringen, wie die Seiten aufgebaut sein sollen, damit die Inhalte gut verständlich und übersichtlich wiedergegeben werden. Alle Dokumente bekommen dadurch ein einheitliches Aussehen. Dies hat gleich zwei Vorteile: Ihre Geschäftspartner werden schlussfolgern, dass in Ihrem Unternehmen eine perfekte Ordnung herrscht. Und Ihre Mitarbeiter finden sich schneller in den Dokumenten zurecht.

 

 

Wie finde ich für mich das richtige CMS-Redaktionssystem?

 

Steht diese Frage im Raum, sollten Sie die Fragestellung überdenken. Verfügbare CMS-Redaktionssysteme unterscheiden sich nur unwesentlich voneinander. Sie beinhalten allesamt ähnliche Funktionen. Dazu gehören zum Beispiel:

 

  • die Zuweisung bestimmter Benutzerrechte für die Mitarbeiter und Gruppen von Mitarbeitern
  • frei konfigurierbare Workflowkonzepte
  • die Verwaltung von Dateiversionen und -varianten
  • die Sicherung der Dokumente und ihrer Inhalte mit einem Status
  • die Gewährleistung der Prozesssicherheit bei der Erarbeitung von Inhalten
  • die Mitwirkung von Dienstleistern über Remote-Zugriff
  • eine Datenbank für die einheitliche Verwendung von Bezeichnungen
  • ein Übersetzungsmanagement für die Erstellung von Dokumenten in Fremdsprachen
  • statistische Funktionen zur Ermittlung von Kennzahlen

 

 

Die einzelnen Funktionen müssen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden. Fragen Sie also besser:

 

Wer passt das CMS-Redaktionssystem an meine Bedürfnisse an?
Sie brauchen einen Anbieter, der Ihnen das CMS-Redaktionssystem auf Ihre Bedürfnisse zuschneidet. Suchen Sie nach dem Stichwort „Customizing“. Wenn Sie einen gefunden haben, sollten Sie testen, wieweit er an den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen interessiert ist. Schwärmt er von der Unmenge an Möglichkeiten, die sein System bietet, oder fragt er zunächst, was Sie damit erreichen wollen? Die Lizenzkosten steigen häufig mit dem Umfang an eingekauften Funktionen – unabhängig davon, ob Sie die tatsächlich brauchen oder nicht.

 

 

Welche Informationen braucht der Anbieter?

 

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn der Anbieter viele konkrete Fragen zum Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen stellt. Mit den richtigen Antworten gestaltet er das passende CMS für Ihr Unternehmen. Auf folgende Fragen können Sie sich einstellen:

 

  • Wie läuft die Erstellung der Technischen Dokumentation in Ihrem Unternehmen ab?
  • Wer ist daran mit welchen Aufgaben beteiligt?
  • Welche Technischen Dokumente sind schon vorhanden?
  • Wie sind die Dokumente aufgebaut?
  • Wer nutzt die Dokumente zu welchem Zweck?
  • In welchen Sprachen liegen die Dokumente vor?
  • Wie gestalten Sie die Datensicherheit vor unbefugtem Zugriff und Verlust?
  • Wo sehen Sie Verbesserungspotential?

 

 

Es lohnt sich, in die Erarbeitung der Antworten ausreichend Zeit zu investieren. Wenn Sie den Ist-Zustand klar vor Augen haben, werden Sie selbst erkennen, welche Anforderungen Sie an das CMS-Redaktionssystem haben. Viele davon können Sie in die Form von Anwendungsfällen, auch Use Cases, bringen: Ein Mitarbeiter mit einem definierten Aufgabenbereich braucht ein bestimmtes Mittel, um ein konkretes Ziel zu erreichen. Nennen Sie den definierten Aufgabenbereich „Rolle“, das Mittel „Funktionalität“ und das Ziel „Nutzen“ – so weiß der Anbieter, was zu tun ist, und kann direkt loslegen.

 

 

Fazit: Was spricht für und gegen CMS-Redaktionssysteme?

 

Die Vorteile von Redaktionssystemen liegen hauptsächlich in der Automatisierung der Arbeitsabläufe bei der Erstellung und Verteilung Technischer Dokumente:

 

  • Ob technisches Handbuch, Pflichtenheft oder Technische (Online) Dokumentation: Mit einem CMS können Sie nahezu jeden Redaktionsprozess optimieren.
  • Zugriffsrechte sind eindeutig geregelt, die Prozesssicherheit ist gewährleistet, das Layout erfolgt einheitlich und die Verwaltung der Dokumente unterliegt klaren Vorgaben.
  • Die Dokumente werden automatisch formatiert. Bei der Veröffentlichung können die Formate beliebig transformiert werden. Sie können die Inhalte aus einer Quelle bedarfsabhängig als PDF, DOC, HTML, XML oder in einem anderen Format bereitstellen.
  • Die einfache Verwaltung lässt das schnelle Wiederauffinden, die Mehrfachnutzung und den Austausch aller Inhalte zu und liefert eine Übersicht über den kompletten Bestand an Informationen. Doppelte Speicherungen werden vermieden.
  • Vor allem im Team lassen sich Inhalte viel einfacher mithilfe eines CMS bearbeiten.
  • Die Übersetzung der Dokumente in verschiedene Sprachen lässt sich effizient gestalten.
  • Darüber hinaus können Sie CMS-Redaktionssysteme für die Berechnung von Kennziffern nutzen.

 

 

Zu den Nachteilen zählen folgende Punkte:

 

  • In der Vorbereitung müssen Sie etwas mehr Arbeit und Zeit investieren, um alle wichtigen Fragen für die Installation zu klären
  • Die Installation und Nutzung von CMS-Redaktionssystemen sind mitunter recht kostenintensiv.
  • Außerdem sind für bestimmte Aufgaben innerhalb des CMS spezielle Kenntnisse erforderlich, die Sie aber in Schulungen erwerben können.

 

 

Jetzt, da die Vor- und Nachteile Schwarz auf Weiß vor Ihnen liegen, zeigt sich ein recht eindeutiges Bild: CMS-Redaktionssysteme bringen eine große Bereicherung für Unternehmen. Langfristig gesehen rechnen sie sich und negieren alle Nachteile ins Positive. Bleibt damit nur noch eine Frage: Wann starten Sie mit Ihrem CMS?

 

 

Bild oben: Andrea Piacquadio / Pexels
Bild Team: Startup Stock Photos / Pexels

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