Er nagt unaufhörlich, der Zahn der Zeit. Bringt Sand ins Getriebe, baut Schmutzschichten auf, lässt das Schmieröl verschwinden und die Farbe abblättern. Zerstört Dichtungen und verstopft Filter oder Leitungen. Nur die regelmäßige Wartung von Geräten, Maschinen und Anlagen kann seine Spuren beseitigen, bevor größerer Schaden entsteht. Ihr Kunde will das Produkt, das er bei Ihnen erworben hat, möglichst lange nutzen. Helfen Sie ihm mit einer verständlichen Wartungsanleitung, dem Zahn der Zeit ein Schnippchen zu schlagen.
1. Was gehört in die Wartungsanleitung? – Informationen sammeln
Inhalt und Umfang der Wartungsanleitung hängen eng mit der Komplexität der betrachteten Technik zusammen. Für kleinere Geräte mit einer überschaubaren Anzahl von Funktionen umfasst die Anleitung Hinweise, die Sie in einem Kapitel der Gebrauchsanleitung unterbringen können. Für Anlagen, die rund um die Uhr, an sieben Tagen der Woche laufen, ist ein ausgefeilter Wartungsplan erforderlich. Nehmen wir uns etwas in der Mitte vor, zum Beispiel eine Maschine in einer Werkhalle. Aber welche Tätigkeiten gehören eigentlich in den Bereich Wartung?
Zur Wartung gehören alle Arbeiten, die zur Erhaltung der Funktion einer Maschine erforderlich sind:
- innere und äußere Reinigung
- Nachfüllen und Austausch von Betriebsstoffen (z.B. Öl, Fett, Kühlwasser, Kühlschmierstoffe, Frostschutzmittel)
- Entleerung von Sammelbehältern für Abprodukte (z.B. Kondensat, Asche, Staub)
- Austausch von Verschleißteilen (z.B. Dichtungen, Filtermaterial)
- Nachstellen von Maschinenteilen und Verbindungselementen
Bringen Sie in Erfahrung, welche Arbeiten an der konkreten Maschine erforderlich sind, in welchen zeitlichen Abständen sie durchgeführt werden müssen und ob ein entsprechender Montageaufwand eingeplant werden muss. Stellen Sie auch eine Liste der benötigten Reinigungsmittel, Betriebsstoffe und Verschleißteile zusammen.
Doch Vorsicht! Bei Wartungsarbeiten lauert der Unfallteufel auf Beute. Den gilt es kaltzustellen. Stichwort Arbeitssicherheit. Finden Sie heraus, wo die Maschine Gefahrenstellen hat. Beginnen Sie mit der Energieversorgung, suchen Sie angetriebene Teile, heiße Oberflächen, gesundheitsgefährliche Stoffe… Stellen Sie eine Liste zusammen und behalten sie diese in Reichweite. Dann können Sie parallel zur Beschreibung der Arbeiten prüfen, ob und wie Sie die einzelnen Punkte berücksichtigen müssen. Und nun ans Werk!
2. Wie kommt Struktur in die Wartungsanleitung? – Gliederung ausarbeiten
Überlegen Sie sich anhand der gesammelten Informationen, in welcher Form und in welcher Reihenfolge Sie die einzelnen Punkte präsentieren wollen. Am Anfang der Wartungsanleitung sollten allgemeine Hinweise zu verwendeten Symbolen und zur Arbeits- und Maschinensicherheit stehen. Sehen Sie eine bildliche Darstellung der Maschine vor, aus der die Lage von Bedienelementen, Zugangsstellen und Stellen, an denen die Tätigkeiten stattfinden, erkennbar ist.
Nutzen Sie Tabellen, um Ihren Kunden einen Überblick über
- die einzelnen Tätigkeiten
- die dazu gehörigen Wartungsfristen
- die dabei benötigten Stoffe und Verschleißteile
zu geben.
Anhand dieser Tabelle können Sie den Hauptteil der Wartungsanleitung planen, der die einzelnen Tätigkeiten beschreibt.
3. Wer soll die Wartungsanleitung lesen? – Zielgruppe ergründen
Bevor Sie die einzelnen Tätigkeiten beschreiben, brauchen Sie Informationen über diejenigen, für die Sie die Wartungsanleitung schreiben. Wer soll welche Arbeiten durchführen? Was erledigt der Bediener kurz vor dem Schichtwechsel? Wer übernimmt die umfangreicheren Wartungsarbeiten? Welche Ausbildung haben diese Menschen abgeschlossen? Danach richtet sich, wie ausführlich Sie die Arbeiten beschreiben müssen. Am besten, Sie treffen sich mit den Leuten zu einem netten Gespräch.
4. Wie sag ich’s meinem Kunden? – Texte formulieren
Die Wartungsanleitung ist keine Unterhaltungslektüre, sondern ein Hilfsmittel für sichere, produktive Arbeit. Für die Formulierung allgemeinverständlicher Texte gibt es drei Grundregeln:
- kurze Sätze, die jeweils nur eine konkrete Information enthalten
- eindeutige, allgemein bekannte Begriffe verwenden
- notwendige Fachausdrücke unmittelbar kurz erklären
Enthält ein Text überflüssige Informationen, dauert es länger, ihn zu lesen. Außerdem bekommen die wichtigen Informationen zu wenig Platz im Kopf, weil sich die unwichtigen darin breit machen. Fachausdrücke, für die es kein treffendes allgemeinverständliches Wort gibt, erklären Sie am besten gleich im nächsten Satz. Wer hat schon Lust, ständig herumzublättern?
5. Was zeige ich lieber? – Abbildungen hinzufügen
Überall dort, wo sich die Grundregeln für eine allgemeinverständliche Formulierung nicht umsetzen lassen, helfen Abbildungen weiter. An den anderen Stellen sparen die Illustrationen zumindest Zeit. Ansonsten gilt, was auch für den Text zutrifft: nur die wichtigen Informationen im Bild unterbringen. Deshalb sind detailreiche Fotos nur dort sinnvoll, wo die Details wirklich wichtig sind. Meistens eignen sich einfache Strichzeichnungen besser, um Arbeitsabläufe zu verdeutlichen und die Anordnung von Teilen zu zeigen. Sollten Sie zwischen der Verwendung von Text und Abbildung schwanken, geben Sie der Abbildung in Ihrer Wartungsanleitung den Vorzug.
6. Wo kommt was hin und wie? – Layout gestalten
Wie komfortabel der Umgang mit Ihrer Wartungsanleitung wird, hängt zum großen Teil vom Layout ab. Deutlich gekennzeichnete Überschriften, Abstände zwischen den Absätzen und eine angenehme Schriftgröße erleichtern den Mitarbeitern Ihrer Kunden die Orientierung und die Suche nach konkreten Einzelinformationen.
Abbildungen sollten nicht zu klein sein, damit sie aus ein, zwei Metern noch erkennbar sind. Oft liegt die Anleitung etwas abseits auf dem Werkzeugwagen bereit. Ein Blick darauf aus der Entfernung hilft dem Mitarbeiter, sich zu vergewissern, dass er noch in der richtigen Spur ist.
Bedenken Sie auch, dass Ihre Kunden aus dem Layout Ihrer Wartungsanleitung Rückschlüsse auf die Wertigkeit ihnen gegenüber ziehen. Eine ansprechende, klare Gestaltung rückt Ihr Unternehmen in ein positives Licht.
7. Was kann ich verbessern? – Alles noch einmal checken
Nachdem Sie intensiv an der Wartungsanleitung gearbeitet haben, brauchen Sie eine Pause. Lassen Sie sich nicht zur Eile nötigen, auch wenn die Zeit knapp wird. Eine Nacht darüber zu schlafen – das hilft auch, Verbesserungspotential aufzuspüren. So sehen Sie bei der erneuten Durchsicht des Dokuments mitunter Möglichkeiten zur Optimierung, die Ihnen kurz nach der Fertigstellung gar nicht auffallen können.
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