Content Delivery: Vom intelligenten Suchen und Finden

Was ist Content Delivery? Um diese – und jede andere – Frage zu beantworten, haben Sie fünf Möglichkeiten:

 

  1. Sie finden die richtige Antwort und geben sie.
  2. Sie finden die richtige Antwort und geben sie nicht.
  3. Sie finden die richtige Antwort und geben trotzdem eine falsche.
  4. Sie finden die richtige Antwort nicht und teilen das mit.
  5. Sie finden die richtige Antwort nicht und geben eine falsche.

 

 

Wie Ihr Nervensystem die Antwort auf eine Frage bereitstellt und die Variante auswählt, weiß niemand so genau. Wir wissen aber, für die Variante 1 bis 3 muss die Antwort irgendwo in Ihrem Gehirn gespeichert sein. Content Delivery vollzieht diesen Prozess virtuell nach. Dafür wählt es aus einer großen Menge gespeicherter Daten die Antwort auf eine Frage aus und gibt sie weiter.

 

Gegebenenfalls prüft es vorher anhand von Kriterien, welche Variante infrage kommt. Variante 3 ist eher die Ausnahme, aber machbar. Variante 5 ist das Ergebnis eines Missverständnisses, unbedingt zu vermeiden, könnte aber vorkommen. Für die Technische Dokumentation ist Variante 1 natürlich das Mittel der Wahl.

 

 

Was macht Content Delivery?

 

Um es noch einmal auf den Punkt zu bringen: Mit Content Delivery oder auch Content Distribution können Sie Informationen – zum Beispiel zur Bedienung oder Wartung von Anlagen – erfassen und verwalten und anschließend über ein Portal intelligent bereitstellen. Und zwar unabhängig vom Format und Systemhersteller, digital und von überall aus. Adé Blätterwald, adé Chaos!

 

 

Wer braucht Content Delivery und wie funktioniert es?

 

content delivery portal

… alle, die in einer großen Datenmenge gezielt nach Informationen suchen und alle, die die Daten für die Suche zur Verfügung stellen wollen. Hinter Content Delivery verbirgt sich eine intelligente Suchmaschine für einen konkreten Einsatzbereich. Im Gegensatz zu normalen Suchmaschinen, die ganze Dateien oder Webseiten finden, bringt es eine konkrete Einzelinformation (Topic) zum Nutzer. In der Technischen Dokumentation erstreckt sich der Einsatzbereich auf die Daten, die für die Entwicklung, die Konstruktion, den Bau, die Nutzung und den Handel von oder mit Maschinen, Anlagen und Ausrüstungen erforderlich sind.

 

Die Daten der Technischen Kommunikation stammen meist aus unterschiedlichen Quellen und werden von unterschiedlichen Nutzern zu einem jeweils ganz bestimmten Zweck virtuell abgerufen. Sie gehören aber alle zu einem geplanten, werdenden oder existierenden reellen technischen Objekt. Jeder, der damit zu tun hat, erzeugt und nutzt Informationen. Wenn die Datenerzeuger alle Informationen geschickt speichern, kann Content Delivery exakt die Info heraussuchen, die ein Nutzer anfordert.

 

 

Content-Delivery-Portal

 

Dazu ist ein Content-Delivery-Portal erforderlich, das alle gespeicherten Daten enthält. Damit der Nutzer auch findet, wonach er sucht, müssen Sie alle relevanten Einzelinformationen nach einem klar definierten System abspeichern – dies umfasst die Daten selbst und darüber hinaus ihre Eigenschaften (Metadaten).

 

 

Anforderungsdefinitionen

 

Je sorgfältiger Sie das System befüllen und Metadaten zuordnen, desto verständlicher ist deren Nutzung. Überlegen Sie also zunächst, wer auf die Daten zugreifen soll (Zielgruppe) und was er damit erreichen will. Daraus ergibt sich eine Sammlung von Anforderungsdefinitionen.

 

Beispiele:

 

  • Ein Instandhaltungsmechaniker braucht eine Liste der Schmierstellen an einer Maschine, um überall Öl nachzufüllen.
  • Ein Dreher braucht eine Handlungsanleitung, um eine Werkzeugkette zu bestücken.

 

 

Instandhaltungsmechaniker und Dreher sind Fachleute. Inhalt und Form der Informationen müssen also deren Wissensstand entsprechen.

 

 

Informationsarchitektur

 

Aus den Anforderungsdefinitionen leitet sich die Informationsarchitektur ab. Sie beschreibt und gliedert Form und Inhalt der Informationen sowie erforderliche Metadaten für die Verwaltung und Filterung. Metadaten werden sowohl für das Produkt (z.B. Aufbau, Baugruppen, Einzelteile) als auch für die Information (z.B. Speicherort, Zielgruppe, Sprache, Topic-Typ) benötigt und in einem Metadatenmodell festgehalten.

 

Auf diese Weise entsteht Schritt für Schritt ein System, in das die konkreten Informationen eingegliedert werden. Damit arbeitet das Content Delivery. Es durchforscht die Metadaten, bis es die benötigte Information gefunden hat.

 

 

Welche Bedeutung haben Technische Redakteure bei der Gestaltung des Content Delivery?

 

content management technische redaktion

Technische Redakteure sind diejenigen, die die Sprache der Datenerzeuger in die Sprache der Datennutzer übertragen. Mit den einen müssen Sie sich verständigen, in die anderen müssen Sie sich hineinversetzen. Die einen müssen Sie fordern, die anderen zufriedenstellen.

 

Es wird vorkommen, dass Sie einem Datenerzeuger lange auf „den Füßen stehen“ müssen, bevor er Ihnen alle Informationen liefert, die die Datennutzer brauchen. Bleiben Sie hartnäckig und behalten Sie Ihre Gelassenheit.

 

Häufig werden Sie eine konkrete Information unterschiedlichen Nutzern in einer jeweils angemessenen Form präsentieren, also mehrfach übersetzen. Dann müssen Sie sich darum kümmern, dass die Metadaten dem Content Delivery den richtigen Pfad weisen.

 

Technische Redakteure bringen die Informationen in das System ein. Es kann hervorragend funktionieren und wäre dennoch nutzlos, wenn die gespeicherten Informationen unbrauchbar wären. Arbeiten Sie daher gewissenhaft. Denn wenn Sie einmal die Vorteile von Content Delivery zu schätzen gelernt haben, werden Sie sie nie mehr missen wollen.

 

 

Vorteile für die Technische Dokumentation

 

Ein großer Vorteil ist die immense Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen – ob innerbetrieblich, beim Lieferanten und beim Kunden. Mobile Endgeräte werden zum wertvollen Begleiter und Berater bei der Arbeit in der Werkstatt und im Gelände.

 

Eine Aktualisierung lässt sich ebenfalls viel schneller durchführen, weil sich die Informationen an nur einem Speicherort befinden. Fehler, die entstehen würden, wenn einer von mehreren Speicherorten vergessen würde, sind damit ausgeschlossen.

 

Zudem lässt sich in vielen Fällen dank Content Delivery der Einsatz ausgedruckter Daten vermeiden. Die Ersparnis von Papier ist nicht nur ein Beitrag zur Nachhaltigkeit, sondern schont auch die finanziellen Ressourcen im Unternehmen.

 

Bleibt zum Schluss nur noch eine Frage: Was ist Content Delivery? Sie wissen die Antwort? Prima, dann hat dieser Text seinen Zweck erfüllt. Sie wissen die Antwort nicht? Dann beginnen Sie bitte von vorne zu lesen 😉

 

 

Bildquellen: Pexels

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