Content Management in der Technischen Dokumentation

Benutzerhandbücher, Gebrauchsanweisungen, Betriebs-, Montage- und Wartungsanleitungen – die Technische Redaktion und Kommunikation ist längst digital. Auch die Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau haben erkannt, dass sie ihren Benutzern Inhalte auf verschiedenen Kanälen zur Verfügung stellen müssen. Content Management erleichtert die Workflows in der Technischen Dokumentation. Doch klassische Content Management Systeme (CMS) geraten schnell an ihre Grenzen. Warum das so ist und welche Lösungen es gibt, erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.

 

 

Der Lebenszyklus des Content Managements

 

Content Management bezeichnet den Lebenszyklus aller Inhalte innerhalb eines Unternehmens. Dieser lässt sich am besten mithilfe eines Content Management Systems umsetzen und umfasst folgende sechs Phasen:

 

1. Planung

 

In dieser Phase analysieren Sie die aktuelle Situation, definieren Sie Ihre Ziele und legen für deren Erreichung eine Strategie fest. Entwerfen Sie die Informationsarchitektur, indem Sie ein Inhaltsmodell, Metadaten, Standards, Workflows und ein Interaktionsdesign definieren. Überlegen Sie an dieser Stelle bereits, über welche Kanäle Sie Ihre Inhalte verbreiten möchten. Gehen Sie gewissenhaft vor, denn in der Planung legen Sie die Grundlagen Ihrer weiteren Arbeit.

 

 

2. Entwicklung

 

Verfassen Sie nun erste Inhalte, integrieren Sie Dokumente, Fotos, Videos, Webseiten oder andere Infos. Folgen Sie Ihrer festgelegten Struktur, um nichts zu vergessen und einen logischen Kontext zu gewährleisten. Sammeln Sie jegliches Material zum Thema, kategorisieren Sie es und fügen Sie Metadaten hinzu. Je spezifischer die Merkmale sind, desto leichter finden Sie sie später wieder, um Sie erneut verwenden, weiterleiten oder anderen bereitstellen zu können.

 

 

3. Steuerung

 

In dieser Phase optimieren, prüfen und sichern Sie Ihre Inhalte. Und Sie legen fest, wer die Inhalte lesen, ändern oder löschen darf. Installieren Sie ein Tool, mit dem Sie Zugriffe, Bearbeitungen und Änderungen verfolgen können. Das ist vor allem dann wichtig, wenn mehrere Personen mitarbeiten. Überprüfen Sie, ob die Inhalte verständlich, zugänglich, aussagekräftig und auffindbar für andere sind.

 

 

4. Bereitstellung

 

Passt alles? Dann ist Ihr Content jetzt bereit für die Veröffentlichung. Sie können ihn personalisiert und auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten nur einem kleinen Benutzerkreis zur Verfügung stellen oder für alle frei zugänglich publizieren. Behalten Sie Ihre Zielgruppen jederzeit im Blick und wählen Sie Ihre Verbreitungskanäle mit Bedacht. Wo sind die Anwender tatsächlich zu finden, wie ist es für sie am praktikabelsten, darauf zuzugreifen?

 

 

5. Bewahrung

 

Schützen Sie Ihre Inhalte, indem Sie Backups erstellen und alles archivieren. Digitale Inhalte haben zwar den Vorteil, dass sie viel schneller angepasst und aktualisiert werden können. Sie unterliegen aber auch der Gefahr technischer Tücken. Sorgen Sie daher immer dafür, mindestens ein aktuelles Backup an einem anderen Speicherort aufzubewahren, mit dem Sie im Falle eines Systemabsturzes oder aus anderen Gründe Ihre Inhalte wiederherstellen können. Archivieren oder löschen Sie veraltete Inhalte und fügen Sie Inhalte aus anderen Systemen zusammen.

 

 

6. Auswertung

 

Jetzt ist es an der Zeit zu prüfen, ob die Inhalte noch aktuell sind, die Benutzer sie finden, aufrufen und nutzen können und ob die in Phase 1 definierten Ziele und die Strategie noch funktioniert oder neu definiert werden müssen. Eine User Journey kann bei der Überprüfung helfen.

 

content management strategie technische doku

Das Wort Lebenszyklus lässt es allerdings bereits vermuten: Content Management ist in der Technischen Dokumentation keine einmalige Sache, sondern ein Kreislauf, der in ständiger Bewegung ist. Seien Sie offen für neue Trends und Tools, Designs und Methoden, passen Sie Ihre Strategien immer wieder an. Was bei einem Projekt funktionieren mag, kann beim nächsten im totalen Chaos enden. Planen Sie Zeiten für die Evaluierung ein und machen Sie sich bewusst, dass sich Ihr Content Management in einem ständigen Wandel befindet – mal mehr und mal weniger schnell.

 

 

Wann klassische CMS an ihre Grenzen geraten

 

Technische Dokumentation mit klassischen Content Management Systemen funktioniert bis zu einem gewissen Grad gut – nämlich dann, wenn Sie Ihr erstes kleines Handbüchlein verfassen und alle Inhalte zum ersten Mal digitalisieren. Sie arbeiten sozusagen auf einem weißen Blatt Papier und erschaffen Content von Null auf – ein linear geschriebenes Dokument, in dem die Ideen miteinander verflochten und aufeinander abgestimmt sind.

 

Aber jede Dokumentation zieht weitere nach sich, es bleibt nie nur bei dieser einen. Anpassungen sind vonnöten, Ergänzungen, Technische Illustrationen und Medienformate kommen hinzu. Und schnell wächst der Content-Berg ins Unermessliche, Datenblätter werden an verschiedenen Orten gespeichert, das Team der Redakteure vergrößert sich, ebenso die Nutzergruppen. Vielleicht exportieren Sie sogar irgendwann in andere Länder – dann sind verschiedene Sprachen nötig, geschrieben von Autoren, die überall auf der Welt verteilt sitzen.

 

Und Ihre Technische Dokumentation? Sie wird immer schwieriger, zeit- und kostenintensiver, weil sie aus dem engen Korsett Ihres klassischen Content Management Systems herausgewachsen ist. Vielleicht ist es jetzt an der Zeit für etwas Neues!

 

 

Warum Component Content Management Systeme für die Technische Redaktion sinnvoll sind

 

Im Gegensatz zu einem klassischen CMS sind Component Content Management Systeme (CCMS) darauf ausgerichtet, Inhalte in Einzelkomponenten zu organisieren und kombinieren. Statt den Inhalt Seite für Seite zu verwalten, nimmt es Wörter, Ausdrücke, Absätze oder Fotos – die sogenannten „Komponenten“ – und speichert sie in einem zentralen Verzeichnis.

 

Content Management Component Document
Der Unterschied zwischen einem linearen und einem Component Dokument. (Bild: Docuneers)

 

Statt Inhalte neu zu schreiben oder zu kopieren und einzufügen, können Sie Komponenten immer wieder verwenden und miteinander verknüpfen. Hat ein Autor eine häufig verwendete Passage verfasst, kann er diese Komponente jederzeit an der entsprechenden Stelle einbinden.

 

 

Die wichtigsten Vorteile von CCMS sind:

 

Zeitersparnis

 

Die Wiederverwendung von Inhalten erleichtert Arbeitsprozesse und Abläufe um ein Vielfaches. Wenn Sie Inhalte wiederverwenden möchten, müssen Sie diese nicht immer wieder neu erstellen oder aufwändig suchen, sondern können Sie über die Komponenten im CMS aufrufen.

 

 

Kostenersparnis

 

Gehen Arbeitsschritte leichter und schneller von der Hand, senkt dies auch die Kosten während der Schreib-, Bearbeitungs- und Veröffentlichungsphase und senkt die Übersetzungskosten erheblich.

 

 

component content management systemLeistungsfähigkeit

 

Ein CCMS sollte Autoren mühelos arbeiten lassen, unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden. Sie benötigen ein System, das in allen Regionen der Welt ansprechbar ist, damit niemand durch eine träge Benutzeroberfläche in seiner Produktivität gebremst oder frustriert wird. Dies ist nicht nur eine Frage der Netzwerkgeschwindigkeit, sondern auch eine Frage des richtigen Systems, welches für verteiltes und dezentrales Arbeiten optimiert ist.

 

 

Einheitlichkeit

 

Arbeitet ein größeres Team an einem Dokument, treffen mitunter verschiedene Strukturen und Stile aufeinander. Da Sie im CCMS viele Inhalte zentral abrufen, sind diese bereits fertig formuliert, das Layout wird vom System ausgegeben und sorgt damit für einheitliche Dokumente. Spezielle Plugins und Tools helfen zudem bei der sprachlichen Qualitätssicherung.

 

 

Medienvielfalt

 

Mit einem CCMS können Sie Inhalte an mehrere Kanäle weiterleiten. Denn das gedruckte Handbuch steht längst nicht mehr allein da. Im Zuge der Digitalisierung kam eine Vielzahl digitaler Angebote auf – von Mobil und Web über Chatbots, eingebettete Hilfen und Foren bis hin zum eigenes programmierten Anlagenpanel. Mit einem CCMS können Sie alle Kanäle gleichermaßen bedienen, da die Inhalte darin medienunabhängig gehalten werden.

 

 

Automatisierung

 

Inhalte liegen in Unternehmen oft in den unterschiedlichsten Formaten vor und sind noch dazu auf verschiedenen Plattformen verteilt. Auf der Suche nach technischen Daten müssen sich Technische Redakteure mitunter durch Archive arbeiten, um sie anschließend händisch zu integrieren. CCMS unterstützen Import- und Export-Schnittstellen, die den Datenaustausch automatisieren und damit ermöglichen, das technische Wissen zentral an einem Ort abzulegen.

 

 

Zusammenarbeit

 

Ein CCMS hilft, nicht den Überblick zu verlieren, welchen Stand Texte haben, wer noch ergänzen, gegenlesen oder freigeben muss und ab wann Content veraltet ist. Mit ihm können Sie Inhalte detailliert nachverfolgen und sehen, wer was, wann und wo getan hat. Dies verbessert den Workflow im Content-Entwicklungsteam und bringt oftmals sogar gleich Möglichkeiten zur Evaluierung der wichtigsten Kennzahlen mit.

 

 

Fazit: Content Management, aber richtig

 

Klassische Content Management Systeme sind im Ursprung nicht für die Technische Dokumentation entwickelt und geraten daher schnell an ihre Grenzen. Bevor Sie sich mit dem Content Management in Ihrem Unternehmen auseinandersetzen, sollten Sie sich also überlegen, wofür Sie es benötigen und ob ein Component Content Management System nicht die bessere Wahl ist.

 

 

Bildquellen: Pexels

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