Wie effizient arbeitet Ihr Unternehmen? Haben Sie sich diese Frage schon einmal gestellt? Und auch eine Antwort gefunden? In unserem heutigen Beitrag soll es um das Thema Dokumentenmanagement gehen, denn es bedeutet einen Gewinn an Effizienz im Unternehmen – vorausgesetzt, es ist durchdacht und folgt einigen wichtigen Regeln. Welche das sind und wie Sie Ihr Dokumentenmanagement optimieren, möchten wir im Folgenden näher erläutern.
Dokumentenmanagement bei der Technischen Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau
Ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement versorgt Sie jederzeit mit den im Augenblick benötigten Informationen. Komplexe Arbeitsabläufe erledigen Sie damit ohne lästige Unterbrechungen – jedenfalls solange niemand stört. Die Fähigkeit, Fakten als Grundlage für das weitere Vorgehen punktgenau zu liefern, erleichtert nicht nur Ihre Arbeit. Es ermöglicht auch die Automatisierung von vielschichtigen Gestaltungs- und Fertigungsprozessen.
Die Technische Dokumentation begleitet die Entwicklung von Maschinen und Anlagen auf allen Stationen von der Idee bis zur Verschrottung. Wie viele Stationen mögen das sein? Was kommt auf diesem Weg an Dokumenten zusammen? Und wer weiß schon, was davon wie oft und wann noch einmal benötigt wird? Lassen Sie sich bei Ihrer Arbeit unterstützen. Ein Dokumentenmanagement nimmt Ihnen die Verwaltung aller elektronisch gespeicherten Dokumente ab. Es arbeitet auf der Basis einer Datenbank. Die Software, die die Verwaltung erledigt, ist das Dokumentenmanagementsystem.
Lebenslauf von Maschinen und Anlagen – begleitet vom Dokumentenmanagement
Entwurf und Prototyp
Welche Aufgabe soll die Maschine oder Anlage erfüllen? Ausgehend von dieser Frage erstellen Sie zunächst einen Entwurf, den Sie Schritt für Schritt zur Produktionsreife bringen. Mithilfe von Prototypen können Sie ausprobieren, ob alles wie gedacht funktioniert. Bereits zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie über eine ganze Menge von technischen Zeichnungen, Stücklisten, Fertigungsunterlagen und Funktionsbeschreibungen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, sollten Sie diese Ihrem Dokumentenmanagement anvertrauen.
Bestellung von Zukaufteilen
Maschinen und Anlagen kommen heute nur noch selten aus einer Hand, viele Komponenten des Produktes werden Sie sich liefern lassen. Damit Ihr Lieferant genau weiß, was Sie benötigen, sollten Sie ihm für jedes dieser Bauteile oder Aggregate aussagekräftige Bestellunterlagen aushändigen. Erhalten Sie die angeforderten Teile, bekommen Sie automatisch auch die zugehörige Technische Dokumentation mitgeliefert. Und diese gehört der Vollständigkeit halber natürlich ebenfalls in Ihr Dokumentenmanagement.
Tryout und Optimierung
Es folgt das Tryout des Prototyps. Die Erprobung zeigt Ihnen, wo Veränderungen oder Verbesserungen angebracht sind. Die vorhandenen Dokumente helfen Ihnen dabei, Änderungen und Anpassungen vorzunehmen. Da Sie auch die alten Versionen Ihrer Technischen Dokumentation aufheben sollten, verdoppelt sich schnell die Anzahl Ihrer Dokumente. Doch keine Sorge: Mit dem Dokumentenmanagement behalten Sie den Überblick, denn es liefert Ihnen immer die Version, die Sie gerade benötigen.
Fertigung und Montage
Wenn alles zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, geht es an die Fertigung des Endproduktes. Damit Ihre Mitarbeiter auch nur die Informationen erhalten, die dafür nötig sind, erstellen Sie mithilfe des Dokumentenmanagaments Fertigungsunterlagen. So gewährleisten Sie, dass die Arbeit schnell und reibungslos vonstatten gehen kann und sich niemand durch unnötige Papierstapel arbeiten muss.
Nachweis der qualitätsgerechten Fertigung
Qualitätskontrollen stellen sicher, dass das Produkt ordnungsgemäß hergestellt wurde und sicher funktioniert. Wenn Sie die Ergebnisse im Dokumentenmanagement erfassen, können Sie immer nachweisen, dass Sie alle Verpflichtungen erfüllt haben.
Nutzung und Instandhaltung
Wie kann ich eine Maschine oder Anlage ordnungsgemäß bedienen und worauf muss ich beim dauerhaften Einsatz der Technik achten? Um diese Fragen zu beantworten, benötigen Ihre Kunden die Montage- und Inbetriebnahmeanleitung, die Gebrauchsanleitung sowie Hinweise zur Instandhaltung und zur Ersatz- und Verschleißteilbeschaffung. Arbeiten Sie mit einem Sokumentenmanagament, dann können Sie schnell und einfach auf alle nötigen Informationen zugreifen.
Verschrottung und Recycling auf der Grundlage des Dokumentenmanagements
Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem die Technik überholt oder verschlissen ist. Auch hier schafft ein ordentlich gepflegtes Dokumentenmanagement Abhilfe. Denn es gibt Auskunft über die Werkstoffe, die Sie zurückgewinnen können und die Hilfsstoffe, die Sie aufbereiten lassen sollten.
Wofür sich Behörden interessieren könnten
Die Technische Dokumentation unterliegt behördlichen Anforderungen zu den Inhalten und Aufbewahrungsfristen. Wenn sich eine Behörde veranlasst sieht, etwas zu überprüfen, dann hilft Ihnen das Dokumentenmanagement, die erforderlichen Unterlagen schnell zu finden und bereitzustellen.
Rolle des Dokumentenmanagements auf dem Weg zur Industrie 4.0
Der Begriff Industrie 4.0 geistert durch alle Bereiche der Wirtschaft. Dahinter steckt die revolutionäre Idee, die gesamte Produktion zu automatisieren. Nach der Nutzung der Dampfkraft (Industrie 1.0), der Elektrizität (Industrie 2.0) und der Mikroelektronik (Industrie 3.0) streben Unternehmen nun die komplette Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der Arbeitswelt mithilfe der Mikroelektronik an.
Kritiker wenden ein, dass es sich eher um Industrie 3.1 handelt und etliche Hürden zu überwinden sind, bis das Ziel tatsächlich erreicht wird. Erinnern Sie sich an die Geschichte vom Smarthome, in dem die Kaffeemaschine die Herrschaft über alle Schlösser, Lichtschalter und Steckdosen des Hauses übernommen hat? Oder an die fleißige Alexa, die Bestellungen vom Papagei entgegennahm?
Unabhängig davon schreitet die Automatisierung voran und das Dokumentenmanagement bekommt neue Aufgaben. Informationen erfassen, speichern und austauschen, Mensch und Maschine müssen sich verstehen und verständigen können. Hinzu kommt, dass die Fakten zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge zur Verfügung stehen müssen.
Das Dokumentenmanagement ist ein mächtiges Instrument, das große Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen zur Verfügung stellt. Daher empfiehlt es sich, auf eine leistungsfähige Software zu setzen: Ein Dokumentmanagementsystem kann auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt werden und arbeitet auf der Grundlage von Datenbanken, die vielfältige Informationen zu den vorhandenen Dateien enthalten.
Vorteile des Dokumentenmanagements
Die Nutzung des elektronischen Dokumentenmanagements bringt Ihnen eine Reihe von Vorteilen:
- Jedes Dokument bekommt automatisch eine eindeutige Identifizierung. Dadurch können Sie es jederzeit leicht und schnell wiederfinden.
- Die Zuordnung von Schlagwörtern beschleunigt die Suche nach Dokumenten im System zusätzlich.
- Das Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der Dokumentenerstellung, übernimmt die Verwaltung von Bearbeitungsständen und gewährleistet die Gültigkeit der benötigten Dokumente.
- Mithilfe von Zugriffsberechtigungen sorgen Sie für die Datensicherheit und können sich Änderungen oder die Weitergabe von Dateien protokollieren lassen.
- Sie behalten alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Blick, die mitunter bis zu 30 Jahre betragen können.
- Das System konvertiert Dateien automatisch in Formate, die voraussichtlich immer genutzt werden, und gewährleistet damit die langfristige Lesbarkeit der Dokumente.
- Mithilfe des Dokumentenmanagements können Sie alle Geschäftsprozesse automatisieren, die auf Dokumenten basieren.
- Da die Dateien immer nur an einem Ort aufbewahrt werden, sparen Sie Speicherplatz und die damit verbundenen Kosten.
- Das Dokumentenmanagement bietet Ihnen die technische Unterstützung in allen Bereichen, die auf die Bereitstellung von Informationen angewiesen sind. So erhöhen Sie zum Beispiel die Effizienz von Ressourcen-, Leistungs- oder Qualitätsmanagement.
Fazit: Je früher, desto besser
Der Einführung des Dokumentenmanagements sollte damit nichts mehr im Wege stehen. Denn geordnete Dokumente bedeuten glückliche Mitarbeiter und glückliche Mitarbeiter bedeuten zufriedene Kunden!
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