DIN EN ISO 20607: Betriebsanleitungen gestalten leicht gemacht!

Die Beschaffenheit technischer Einrichtungen im Anlagen- und Maschinenbau liegt im Verantwortungsbereich der Entwickler und Konstrukteure. Damit auch die Nutzer und Anwender wissen, wie sie diese richtig und sicher nutzen, ist eine verständliche Betriebsanleitung wichtig. An dieser Stelle kommen die Technischen Redakteure ins Spiel. Sie sind das Bindeglied zwischen dem Hersteller und dem Nutzer und stehen daher vor der Herausforderung, sowohl den Einrichtern als auch den Bedienern alle notwendigen Informationen verständlich und übersichtlich zu präsentieren. Glücklicherweise hält der Maschinenbau einige Normen bereit, an denen sie sich orientieren können. Dazu zählt auch die DIN EN ISO 20607. Im Folgenden wollen wir diese nun genauer beleuchten.

Was ist die DIN EN ISO 20607?

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Die DIN EN ISO 20607 enthält allgemeine Gestaltungsgrundsätze für Betriebsanleitungen, die eine sichere Nutzung von Maschinen und Anlagen ermöglichen. Sie ist eine Typ-B-Norm, das heißt, sie beschäftigt sich mit bestimmten Aspekten der Maschinensicherheit, während Typ-A-Normen grundlegende Konzepte näher beleuchten und Typ-C-Normen Spezifikationen für eine bestimmte Kategorie von Maschinen enthalten.

Die DIN EN ISO 20607 richtet sich insbesondere an folgende Zielgruppen aus dem Bereich der Maschinensicherheit:

  • Maschinenhersteller
  • Organisationen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes

Der weitere Kreis interessierter Anwender umfasst:

  • Maschinenanwender/Arbeitgeber
  • Maschinenanwender/Arbeitnehmer
  • Dienstleistungsanbieter, etwa für die Instandhaltung
  • Verbraucher, sofern die Maschinen für die Nutzung durch Verbraucher bestimmt ist

Was gilt es nun also zu beachten beim Verfassen einer Gebrauchsanleitung mithilfe der DIN EN ISO 20607?

Punkt 5 der DIN EN ISO 20607: Inhalt und Aufbau der Anleitung

Der wesentliche Vorteil der DIN EN ISO 20607 besteht in der Vorgabe der Struktur und Darstellung von Betriebsanleitungen. Der Punkt 5 der Norm, “Inhalt und Aufbau der Betriebsanleitung”, zählt alle Informationen auf, die die Nutzer für den sicheren Betrieb einer Maschine oder Anlage benötigen. Wenn Sie die vorgeschlagene Gliederung Schritt für Schritt abarbeiten, berücksichtigen Sie den gesamten Lebenszyklus von der Installation und Inbetriebnahme über den ordnungsgemäßen Betrieb und die Instandhaltung bis zur Entsorgung der in ferner Zukunft verschlissenen Maschine. Sie werden auch daran denken, die Minimierung der Restrisiken zu beschreiben, die sich in der Technik verbergen.

Geben Sie dem Anwender übergreifende Informationen in zusammengefasster Form. Eine Ersatzteilliste mit Angabe der Bezugsquellen ermöglicht eine rationelle Instandhaltung. Bei umfangreichen Betriebsanleitungen ist zum Beispiel ein Stichwortverzeichnis hilfreich, welches Nutzer auf die Seiten verweist, die den jeweiligen Begriff thematisieren. Des Weiteren trägt ein Glossar zusätzlich zum besseren Verständnis bei.

Nutzen Sie aussagekräftige Informationsquellen

Die Informationen, die Sie vermitteln wollen, müssen Sie sich in den meisten Fällen erst einmal selbst beschaffen. Konkrete Inhalte enthalten die Normen, die zusammen mit der DIN EN ISO 20607 gelten. Angaben zur Gestaltung und Konzeption von Nutzungsinformationen, die weit über den sicheren Betrieb einer Maschine hinausgehen, finden Sie beispielsweise in der IEC/IEEE 82079-1. Ist die IT-Sicherheit für den Maschinenbetrieb von Bedeutung, können Sie die ISO/TR 22100-4 anwenden. Hinweise zur Risikobeurteilung gibt die ISO 12100.

Ihre wichtigste Informationsquelle sind jedoch die Menschen, die die Maschine entworfen und gebaut haben. Lassen Sie sich von ihnen zeigen, wie die Technik installiert und bedient wird und fragen Sie nach, welche sicherheitstechnischen Vorkehrungen getroffen wurden. Lassen Sie sich über die Restrisiken aufklären. Stellen Sie sich vor, als Bediener mit der Maschine zu arbeiten. Sie werden dann auch feststellen, welche der im Punkt 5 der Norm vorgeschlagenen Überschriften im konkreten Fall zutreffen und welche Sie weglassen können.

Punkt 4 und 6 der DIN EN ISO 20607: Definieren Sie Ihre Zielgruppen

In den Punkten 4 und 6 geht die DIN EN ISO 20607 auf Mittel ein, die Ihnen für die verständliche Übermittlung der Informationen zur Verfügung stehen. Stellen Sie sich daher die Frage, wer die Betriebsanleitung wofür nutzen soll und welchen Informationsbedarf die entsprechenden Zielgruppen haben. Grundlage für die Auswahl von Zielgruppen ist die Komplexität der Anlage oder Maschine.

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Wird für die Installation und die Anschlüsse der elektrischen, pneumatischen oder hydraulischen Energieversorgung spezielles Fachpersonal benötigt oder stellt der Bediener die Verbindung zum Spannungsnetz über Stecker und Steckdose her?

Sieht der Maschinenbetrieb die Einrichtung mit Werkzeugen, die Programmierung einer Steuerung sowie regelmäßige Umrüstungen vor oder wird die Maschine stets für die gleichen Arbeitsabläufe genutzt?

Widmen Sie jeder Zielgruppe ein Kapitel, in dem alle benötigten Informationen zusammengestellt sind. Aber Vorsicht: Überflüssige Angaben irritieren den Nutzer und wahllos über mehrere Kapitel verteilte Informationen erschweren die Nutzung. Denken Sie an die Einbindung der Informationen von Lieferanten, die gegebenenfalls Komponenten oder Teilsysteme zur Maschine beigesteuert haben.

Finden Sie die richtigen Worte

Verständliche Formulierungen sind die Voraussetzung für die Vermittlung von Informationen. Im Punkt 6 der DIN EN ISO 20607 finden Sie Hinweise für die sprachliche Gestaltung der Betriebsanleitung. Vielleicht kennen Sie den Spruch: “Klare Befehle sind ein Segen für die Truppe.” Das könnte zum Beispiel Ihr Leitgedanke bei der Erstellung von Betriebsanleitungen sein.

Der Anhang C der 20607 enthält Vorschläge für geeignete und ungeeignete Formulierungen. Die chronologische Reihenfolge der Arbeitsschritte, kurze Sätze, in denen Sie jedes Maschinenteil beim Namen nennen und schlüssige Begründungen für Handlungsanweisungen sind die Grundlage für eine gut lesbare Betriebsanleitung. Setzen Sie bewusst auf Wortwiederholungen, wenn Sie mehrere Fakten zu einem Gegenstand beschreiben, und vermeiden Sie “er”, “sie”, “es”.

Nutzen Sie Grafiken, Textformate und Tabellen zur schnellen Orientierung

Es ist wichtig, dass der Nutzer alle Bedienelemente, Anschlüsse für die Energieversorgung sowie Warn- und Hinweiszeichen an der Maschine auf Abbildungen in der Betriebsanleitung wiederfindet. Das erreichen Sie mit guten Fotos oder Zeichnungen.

Wichtige Angaben zum sicheren Betrieb der Maschine müssen für den Anwender deutlich erkennbar sein. Die Verwendung von Textrahmen, fetter Schrift oder Farbkontrasten und die Ergänzung durch Sicherheitszeichen heben diese Informationen deutlich hervor. Im Anhang B der Norm finden Sie Hinweise für die Darstellung und Formatierung der Betriebsanweisung.

Zugang zu schneller Hilfe bei Störungen geben Sie dem Nutzer durch die übersichtliche Anordnung der Informationen zu Art, Ursache, Gefahren und Möglichkeiten zum Beheben der Störung in einer Tabelle. Der Punkt 6.5 der DIN EN ISO 20607 greift dieses Thema kurz auf, weiterhin ist die IEC/IEEE 82079-1 eine Orientierungshilfe.

Fazit: DIN EN ISO 20607 – hilfreiches Instrument für den Maschinen- und Anlagenbau

Die DIN EN ISO 20607 stellt eine Handlungsempfehlung für die Gestaltung sicherheitskonformer Betriebsanleitungen dar, außerdem setzt sie nur geringe Fachkenntnisse in der Technischen Dokumentation voraus. Sie eignet sich daher bestens als Instrument, das einem großen Personenkreis aus dem Maschinen- und Anlagenbau die schnelle Erarbeitung einer Betriebsanleitung ermöglicht.

Die Schwerpunkte liegen in der Umsetzung der sicherheitsrelevanten Vorgaben aus der Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) und der verständlichen Vermittlung von Informationen. Mit der Anwendung der DIN EN ISO 20607 werden Sie allen Basisanforderungen gerecht.

Bildquellen: ThisIsEngineerin/Pexels; Anamul Rezwan/Pexels; Pixabay/Pexels

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