Dateinamen-Konvention: 05 Tipps, die Ordnung ins Datenchaos bringen

Dateinamen-Konvention:
Chaos im System vermeiden

Wild vergebene Dateinamen können Sie um den Verstand bringen. Sie suchen verzweifelt. Der Rechner verweigert die Verarbeitung. Der Kunde reklamiert die Bedienungsanleitung, weil er Fehlermeldungen statt Informationen erhält. Links laufen ins Leere. Die Zuarbeit Ihrer Kollegen wird zur Zumutung, weil die Zuordnung zur Herkulesaufgabe wird. Schaffen Sie Klarheit, bevor Sie nur noch in einer Anstalt erreichbar sind.

 

 

Was ist eine Dateinamen-Konvention?

 

Eine Dateinamen-Konvention ist die Vereinbarung über die Regeln für die Vergabe von Dateinamen. Die Regeln sollen bewirken, dass

 

  • unterschiedliche Betriebssysteme auf die Daten zugreifen können,
  • der Name Schlussfolgerungen auf den Inhalt zulässt,
  • eine Datei-Hierarchie entsteht,
  • kein Name mehrfach auftaucht.

 

 

Die Regeln sollten Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern im Team aufstellen, weil dann jede gute Idee in die Vereinbarung einfließt und weil es dann jedem leichter fällt, sich an die Vorgaben zu halten. Herrscht Einigkeit, sollten Sie die Dateinamen-Konvention schriftlich festhalten und allen Beteiligten zur Verfügung stellen.

 

 

Warum braucht man gerade in der Technischen Redaktion eine Dateinamen-Konvention?

 

Dateinamen so lieber nicht
Solche Dateinamen sollten Sie lieber vermeiden.

 

Moderne Technische Dokumentationen entstehen durch die Zusammenarbeit vieler Autoren. Einer steuert technische Zeichnungen bei, der Andere liefert Diagramme oder eine Betriebsanleitung, der Einkauf gibt die Informationen von Lieferanten weiter …

 

Daraus ergibt sich eine Vielzahl von Modulen. Jedes Modul ist eine Datei, die eine ganz bestimmte Information beinhaltet. Zielgruppe und Zweck der Nutzung entscheiden über die Zusammenstellung der Dateien, die häufig auch Partner mit anderen Betriebssystemen lesen wollen. Das funktioniert nur dann zügig und fehlerfrei, wenn die Dateien vernünftige und vor allem einheitlich formuliert Namen bekommen haben.

 

 

Wie sieht eine gute Dateinamen-Konvention aus?

 

1. Auswahl und Anzahl der Zeichen

 

Die unterschiedlichen Betriebssysteme stellen jeweils eigene Anforderungen an den Aufbau und die Zeichensetzung der Namen von Dateien. Belasten Sie sich nicht mit den Einzelheiten. Wenn Sie allen gerecht werden wollen, brauchen Sie den kleinsten „gemeinsamen Nenner“. Der sieht so aus:

 

  • konsequent kleine Buchstaben und Zahlen sowie „-“ oder „_“ verwenden,
  • Finger weg von Sonderzeichen, Umlauten, „ß“ und Leerstellen,
  • maximal 64 Zeichen benutzen,
  • automatisch vergebene Dateiendungen immer beibehalten.

 

 

2. Gute Lesbarkeit sicherstellen

 

Wenn Sie wollen, dass der Name den Inhalt einer Datei widerspiegelt, brauchen Sie in der Regel mehrere Wörter. Die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit des Dateinamens verbessern Sie, indem Sie die Wörter durch Unterstriche oder Minuszeichen voneinander trennen. Verwenden Sie das Minuszeichen für zusammengehörige Begriffe und den Unterstrich für Zusätze.

 

Zum Beispiel:
pumpe-p5_kennlinie.jpg statt pumpep5kennlinie.jpg
pumpe-p5_montage.txt statt pumpep5montage.txt

 

 

3. Hierarchien zweckmäßig einbinden

 

Soll der Dateiname ein Datum enthalten, verwenden Sie am besten das ISO-Datumsformat. Es sieht vor, zunächst das Jahr mit vier Ziffern, anschließend den Monat mit zwei Ziffern und zuletzt den Tag mit zwei Ziffern anzugeben. Der 24. Dezember 2020 erscheint dann als 2020-12-24. Zahlen, die eine Nummerierung, Gliederung oder Reihenfolge beschreiben, sollten immer aus der gleichen Anzahl von Ziffern bestehen. Verwenden Sie für kleine Zahlen führende Nullen.

 

Die Dateinamen könnten folgendermaßen aussehen:
pumpe-p5_teil-001.jpg
pumpe-p5_teil-007.jpg
pumpe-p5_teil-008.jpg
pumpe-p5_teil-015.jpg

 

Datums- und Zahlenangaben nach diesen Regeln bewirken, dass die Dateien in einem Verzeichnis in der richtigen Reihenfolge stehen und leichter zu finden sind.

 

 

4. Sprechende Dateinamen verwenden

 

Sprechende Dateinamen
Der Dateiname sollte Aufschluss darüber geben,
was auf einem Bild zu sehen ist.

 

Der Dateiname soll Auskunft über den Inhalt geben. Bei den vorangegangen Beispielen haben Sie mit großer Wahrscheinlichkeit erkannt, dass es sich um eine Pumpe der Baureihe P5 handelt. Falls Sie eine geeignete Pumpe für eine Anlage suchen, müssen Sie zum Beispiel wissen, welcher Förderstrom sich bei einem vorhandenen Gegendruck einstellt. Das finden Sie mit Hilfe der Kennlinie heraus. Die zugehörige Datei sehen Sie sofort und eine Suchmaschine sieht das auch.

 

Soll eine Datei im Internet veröffentlicht werden, erkennen die Suchmaschinen die Botschaft, die ein Dateiname übermittelt. Taucht der Suchbegriff im Dateinamen auf, wird die Datei besser bewertet als eine Datei, die den Begriff nur im Text verwendet oder ein Bild wiedergibt.

 

Oft ist es zweckmäßig, weitere Informationen im Dateinamen unterzubringen. Dann sollte die Konvention ein für alle verbindliches Abkürzungsverzeichnis enthalten. Dabei kann es sich zum Beispiel um Kürzel für Dateiversionen, für die federführenden Abteilungen im Unternehmen, für Projekte und Produktvarianten oder für die Namen der Verfasser handeln. Die Abkürzungen verhindern, dass Dateinamen zu lang werden. Die einheitlich gestalteten Zusatzinformationen in den Namen vereinfachen das Dokumentenmanagement im Unternehmen. Legen Sie auch die Reihenfolge fest, in der mehrere Abkürzungen aufeinander folgen sollen. Dadurch verbessern Sie die Übersichtlichkeit der Verzeichnisse und erleichtern die Dateisuche.

 

 

5. Zweckmäßige Verzeichnisstrukturen anlegen

 

Die Verwendung von Links oder Hyperlinks vereinfacht die Arbeit mit den Dokumenten erheblich. Wollen Sie dieses Mittel nutzen, sollten Sie sich von Anfang an eine verbindliche Verzeichnisstruktur überlegen. Spätere Änderungen der Struktur und von Datei- oder Ordnernamen würden eine aufwändige Anpassung aller Links notwendig machen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie von dieser Plage verschont bleiben wollen. Dann wird die Verzeichnisstruktur perfekt.

 

 

Welche Vorteile bringt eine solche Konvention?

 

  • Zeitersparnis bei der Vergabe von Dateinamen – weil Sie sich keinen eigenen Namen überlegen müssen
  • Zeitersparnis bei der Suche nach Dateien – weil Sie eine exzellente Übersicht haben
  • Vereinfachungen bei der Suche nach Informationen – weil die Dateinamen sprechen
  • bessere Zusammenarbeit im Team – weil alle nach gleichen Regeln arbeiten
  • Vereinfachung des Dokumentenmanagements – weil sich Hierarchien widerspiegeln
  • problemlose Verarbeitung in fremden Betriebssystemen – weil Sie Missverständnisse vermeiden
  • bessere Platzierung bei den Ergebnissen von Suchmaschinen – weil die Suchmaschinen Botschaften verstehen

 

 

Welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden?

 

Sie sollten unbedingt vermeiden, bei der Vergabe der Dateinamen von den Regeln abzuweichen. Hier erfahren Sie, wie es geht. Die Beschreibung von Fehlern hat den Nachteil, dass der sich ein fehlerhafter Sachverhalt genauso einprägt, wie ein korrekter. Später könnte der Unterschied in Vergessenheit geraten.

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