Checkliste strukturiert erstellen – darauf kommt es an!

Die Checkliste ist aus unserem Alltag nicht wegzudenken, und das keineswegs nur in der Technischen Dokumentation. Sie ist Gedankenstütze, Leitfaden und Dokumentation in Einem und bringt Ordnung in die tägliche Flut von Informationen. Nur ein sinnvoller, selbsterklärender Aufbau garantiert, dass während einer Wartung oder beim Weiterverarbeiten der Informationen nicht mehr Fragen auftauchen, als gestellt wurden.

Die Checkliste – Antwort auf alle Fragen?

Ein Pilot sitzt mit einer Checkliste im Cockpit

Das Arbeiten mit Checklisten bietet viele Vorteile, nicht nur als Einkaufszettel oder Packliste für den nächsten Sommerurlaub sind sie hilfreich. Zum Beispiel verlassen sich Industrie- oder Luftfahrtunternehmen auch bei den komplexesten Prozessen auf die mit viel Erfahrung und Fachwissen gespickten Listen.

  • Zustände, Werte und Ergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert und stehen anschließend für Analysen oder zur Qualitätssicherung zur Verfügung.
  • Komplizierte Vorgänge werden in viele kleine Schritte zerlegt, die somit nicht vergessen oder in der falschen Reihenfolge durchgeführt werden können.
  • Abläufe werden übersichtlich dargestellt und helfen dadurch, sich im Prozess zurechtzufinden.
  • Feste Vorgaben helfen dabei, Fehler zu vermeiden. Das erhöht die Sicherheit von Anwender und Prozess.
  • Alle wichtigen Informationen stehen zur Verfügung und müssen nicht erst zusammengesucht werden, was Zeit und Nerven schont.

Trotz Vereinfachung mehr Aufwand?

Als Fragenkataloge und Prüf- oder Wartungslisten genießen Sie den Ruf, Prozesse zu vereinfachen und dabei auch noch weniger Arbeit zu verursachen. Das ist nicht falsch, aber auch nicht die ganze Wahrheit. Unstrukturierte, vollgepackte und veraltete Checklisten sorgen nicht selten für Missverständnisse und fehlerhafte oder fehlende Angaben.

  • Genau wie beim Erstellen einer Betriebsanleitung müssen zuerst alle Zielgruppen und Anwendungsszenarien analysiert werden. Anschließend werden Aufbau, Struktur, Inhalt und Gestaltung an diese Erkenntnisse angepasst.
  • Idealerweise sollten sie daher auch immer wieder überprüft, optimiert oder gegebenenfalls sogar verworfen und gänzlich neu erstellt werden.
  • Insbesondere das Papierformat generiert in kurzer Zeit Berge an Zetteln. Von weniger Aufwand kann dort keinesfalls die Rede sein, der Workload innerhalb des Unternehmens wurde höchstens verlagert.

Checklisten nach Plan erstellen

nahaufnahme-einer-gedruckten-checkliste

Wie zu Beginn erwähnt, benötigen sinnvolle und selbsterklärende Check- und Prüflisten entsprechend viel Vorbereitung. Jedoch zahlt sich eine saubere Vorlage wie immer aus.

Ein modularer Aufbau ebenso wie ein hohes Maß an Wiederverwendbarkeit beschleunigen und erleichtern das Erstellen künftiger Checklisten.

Ziel festlegen

Was soll überhaupt erreicht werden? Wird die Liste schlicht abgearbeitet oder aber sollen die Ergebnisse auch dokumentiert werden? Definieren Sie das Ziel der Checkliste in ein bis zwei prägnanten Sätzen und prüfen Sie während der Erstellung regelmäßig, ob es noch in die richtige Richtung geht.

Zielgruppe definieren

Entscheidend ist besonders, wer mit der Checkliste arbeitet und welche Mittel dazu genutzt werden können bzw. dürfen.

Arbeitet ein ganzes Team mit der Checkliste oder lediglich eine einzelne Person? Unter Umständen zeigen sich innerhalb des Teams bereits unterschiedliche Zielgruppen. Finden Sie heraus, ob alle Zielgruppen über den gleichen Kenntnisstand verfügen und passen Sie den Informationsumfang entsprechend an.

Auch die “Darreichungsform” eines solchen Dokuments ist Bestandteil einer Zielgruppe und verlangt nach Aufmerksamkeit. Ein pfiffig angelegtes Excel- oder PDF-Formular verliert ausgedruckt jegliche Funktion, farbige Markierungen verschwinden im Schwarzweiß-Drucker.

Tipp!
Eine Was-macht-wer-Matrix hilft dabei, alle Zielgruppen und Anwendungsfälle übersichtlich darzustellen. Unterschiede oder Gemeinsamkeiten sind klar erkennbar.

Nachvollziehbar machen

Legen Sie fest, wer für die regelmäßige Pflege und Prüfung des Dokuments verantwortlich ist und stellen Sie sicher, dass geänderte Dokumente mit einer fortlaufenden Versionsnummer und dem Änderungsdatum gekennzeichnet werden. Ohne eine Historie ist es oft bereits nach kurzer Zeit schier unmöglich, das Aufgeschriebene nachvollziehen zu können.

Die Aufmerksamkeit gekonnt steuern

Je häufiger uns ein Dokument begegnet, desto eher neigen wir dazu, den Text zu überfliegen und direkt zu uns bekannten Stellen zu springen. Geänderte Anweisungen oder Warnhinweise werden übersehen und bleiben ohne jede Wirkung.
Die Aufmerksamkeit steuern Sie durch den richtigen Einsatz von Inhalt und Sprache sowie durch ein Layout, das wie eine Landkarte durch den Prozess führt.

Inhalt und Sprache abstimmen

Aktiv anstatt passiv formulieren

Passive Formulierungen blähen den Text auf und schwächen die Aussage ab. Also besser den “Imperativischen Infinitiv” nutzen.

  • Die Türen müssen immer geschlossen werden!
  • Immer Türen schließen!

Nominalstil vermeiden

Der Einsatz von Endungen wie “–heit”, “-keit”, “-ion” oder “-ung” an Nomen ist meist der Grund eines umständlichen Satzbaus. Nominalisierungen, wenn möglich in Verben auflösen.

  • Die Prüfung ist bei jedem Rollenwechsel durchzuführen.
  • Bei jedem Rollenwechsel prüfen!

Aufzählungen strukturiert aufbauen

Ein gleicher Satzbau bei gleichen Sachverhalten:

  • Beschleunigt das Lesen
  • Entlastet das Gedächtnis
  • Schafft Platz für den Inhalt

Allgemeine Angaben nicht vergessen

  • Bezeichnung der Checkliste
  • Dateiname oder -nummer
  • Erstelldatum
  • Version beziehungsweise Änderungsdatum
  • Ausfülldatum
  • Bearbeiter

Gestaltung und Layout als Wegweiser

Regelbasiert formatieren

Jeder Punkt innerhalb einer Checkliste hat die Aufgabe, eine ganz bestimmte Information zu sammeln beziehungsweise zu vermitteln. Die Informationsart bestimmt dabei die Aussageform. Diese Aufteilung aus dem Fachgebiet der Informationsaufbereitung können Sie sich zunutze machen. Definieren Sie dazu für jede dieser Informationsarten eine der jeweiligen Zielgruppe angepasste Formatierung. Unter Umständen kann es also für eine Informationsart auch drei oder vier verschiedene Formatierungsvorgaben geben. Dadurch erstellen Sie einen Leitfaden, auf den Sie jederzeit zurückgreifen können.

Die wichtigsten Informationsarten in Checklisten:

InformationsartAussageformBeispiel
NormativAussage über ZieleSollwert-Angaben
FaktischAussage über die WirklichkeitIstwert-Angaben
KonjunktivAussage über MöglichkeitenAngabe unterschiedlicher Zustände, z.B. mit Checkboxen Ja/Nein
LogischAussage über Notwendigkeiten oder BedingungenBedingung beim Überschreiten eines Grenzwertes
ExplanatorischAussage zu UrsachenErklärungen
ExplikativAussage zum VorgehenArbeitsanweisungen

Checklisten sauber gliedern

einfache-gestaltgesetze-checklisten

Achten Sie auf eine strukturierte und konsistente Gliederung der Checkliste, denn aussagekräftige Zwischenüberschriften helfen dem Auge sich zurechtzufinden und unterteilen das Dokument sinnvoll in Abschnitte. Die allgemeinen Gestaltgesetze, wie zum Beispiel das Gesetz der Nähe oder das Gesetz der Gleichheit, sind ein wirkungsvolles Werkzeug, um mit nur wenigen Mitteln Zusammenhänge oder Abhängigkeiten zu verdeutlichen.

Mit Icons und Grafiken arbeiten

Für Warnhinweise sind Icons beziehungsweise Piktogramme unverzichtbar. Aber auch in einer Check- oder Wartungsliste können Sie durch den gezielten Einsatz von Grafiken so manchen Textblock vermeiden.

Aber Vorsicht: Testen Sie vor dem Einsatz die von Ihnen ausgewählten Icons und lassen Sie sich von Ihren Kollegen sagen, welche Nachricht die Icons für sie vermitteln. Nicht selten gibt es da sehr unterschiedliche Auffassungen.

Welche Tools eignen sich zum Erstellen von Checklisten?

Checklisten können Sie mit nahezu jedem DTP-Programm erstellen. Wichtig ist, dass Sie sich mit dem Programm wohlfühlen und auskennen.
Sehen Sie unsere Tipps für strukturierte Checklisten also als Grundlagen, die in nahezu jeder Situation hilfreich sein können. Ganz egal, ob Sie eine Vorlage für Wartungschecklisten planen oder eine QM-Checkliste erstellen möchten.
Achten Sie jedoch darauf, ob das Tool Ihrer Wahl die Checkliste mit gegebenenfalls sinnvollen oder benötigten Zusatzfunktionen ausstatten kann. So macht es beispielsweise Sinn, digitale Checklisten für Servicetechniker mit einem “Versenden”-Button zu versehen oder sogar eine Fotofunktion einzubauen. Der Vorteil: die gesammelten Informationen können nach getaner Arbeit nicht verloren gehen und anschließend ohne aufwändiges Scannen oder Abtippen weiterverarbeitet werden.

Bildquellen: Adobe Stock, pixabay

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