Utility Filme in der Technischen Dokumentation

Wie lassen sich der Umgang mit technischen Einrichtungen und ihre Bedienung am besten vermitteln? Die Antwort ist: vormachen und nachmachen lassen. Allerdings sind Leute, die vormachen können, knapp und teuer. Die Lösung ist: Utility Filme zur Verfügung stellen. Ergänzend zur schriftlichen Technischen Dokumentation zeigen Sie Ihren Kunden mit diesen Filmen ganz genau, welche Arbeitsschritte und Handgriffe zum Ziel führen.

 

 

Was sind Utility Filme?

 

Utility Filme bestehen aus einer Folge von kurzen Videoclips. Jeder Clip zeigt einen Arbeitsschritt, danach stoppt der Film. Der Handgriff kann dann an der Maschine nachvollzogen werden. Sobald der Arbeitsschritt erledigt ist, startet der Film wieder und zeigt die nächste Handlung. Auf diese Weise werden komplizierte Arbeitsabläufe in Einzelschritte aufgelöst.

 

In vielen Fällen hängt es von Prüfergebnissen ab, was als nächstes zu tun ist. Dann enthält der Utility Film eine entsprechende Abfrage. Stellen Sie sich den Arbeitsablauf als Weg vor. Bei einer Abfrage stehen Sie an einer Gabelung. Ihre Antwort entscheidet darüber, welchen Weg Sie einschlagen müssen und welcher Clip als nächstes gezeigt wird.

 

Der Start eines Clips kann mit einer Sicherheitsforderung verknüpft sein. Wenn beispielsweise eine Maschine sicher vom Spannungsnetz getrennt sein muss, bevor die Arbeit fortgesetzt wird, läuft der Film erst nach der entsprechenden Bestätigung weiter.

 

Utility Filme sollen möglichst ohne Ton auskommen. Hinweise können durch einen Fingerzeig auf ein Bedienelement oder ein Sicherheitssymbol verdeutlicht werden. Für Abfragen und Bestätigungen eignen sich ebenfalls Symbole, die durch Felder zum “Ankreuzen” ergänzt werden.

 

 

Wie entstehen Utility Filme?

 

1. Schritt: Planung

 

Um einen Utility Film zu erstellen, benötigen Sie zuerst einen Entwurf, eine Art Drehbuch. Darin planen Sie, welche Arbeitsabläufe Sie beschreiben wollen und an welchen Stellen Sicherheitsbestätigungen und Abfragen benötigt werden.

 

 

2. Schritt: Clips filmen

 

Utility Filme In Der Technischen DokumentationDen Plan setzen Sie um, indem Sie die Arbeit mit der Kamera begleiten. Achten Sie darauf, dass die Person, die die Arbeiten ausführt, die gegebenenfalls benötigte persönliche Schutzausrüstung trägt und die Anforderungen an die Sicherheit korrekt umsetzt. Die ersten Clips zeigen in der Regel, wie Werkzeuge, Hilfsmittel oder Betriebsstoffe bereitgestellt und die sicherheitstechnischen Voraussetzungen geschaffen werden. Filmen Sie jeden einzelnen Handgriff.

 

Für jeden Handgriff erstellen Sie einen kurzen Clip, der maximal fünf Sekunden lang sein sollte. Dem Aufbau der einzelnen Szenen liegt ein Konzept zugrunde, das mit dem Akronym KAI beschrieben wird. K steht für Key, A für Action und I für Information. Das Schlüsselbild am Anfang des Clips wählen Sie so, dass der folgende Arbeitsschritt erkennbar wird. Den Schluss des Clips bildet die Information. Das ist ein Standbild, das das Ergebnis der Aktion zeigt. Das Schlüsselbild und das Informations-Standbild können Sie später durch Bestätigungen oder Abfragen ergänzen.

 

 

3. Schritt: Nachbearbeitung am Computer

 

Sind alle Clips “im Kasten”, können Sie die abschließende Bearbeitung beginnen. Möchten Sie in einen Clip ein Symbol einfügen, orientieren Sie sich am besten an den Normen für grafische Zeichen sowie Größen und Einheiten. Hier haben wir die wichtigsten für Sie aufgelistet:

 

 

 

Im B2B-Bereich können Sie davon ausgehen, dass der angesprochene Personenkreis mit den Symbolen in seinem Fachgebiet vertraut ist. Es kann aber nicht schaden, wenn Sie an einer geeigneten Stelle auf die verwendete Norm hinweisen.

 

Manche Handgriffe entziehen sich der filmischen Darstellung. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn die Hände und Werkzeuge bei der Arbeit durch Maschinenteile oder Personen verdeckt werden. Dann helfen Ihnen aus 3D Renderings und Animationen weiter, die Sie zwischen die gefilmten Clips einfügen können.

 

 

Vorrangige Einsatzgebiete für Utility Filme

 

Der Einsatz von Utility Filmen bietet sich für die Beschreibung komplizierter Arbeitsabläufe an. Montagearbeiten, aufwändige Bedienhandlungen wie das Einrichten von Maschinen und Wartungsaufgaben gelingen mit Unterstützung durch Utility Filme schnell und sicher. Außerdem bereichern die Filme das aktive Training Ihrer eigenen Servicekräfte und der Beschäftigten Ihrer Kunden.

 

 

Welche Vorteile haben Utility Filme im Vergleich zur konventionellen Technischen Dokumentation?

 

 

Der wesentliche Vorteil von Utility Filmen besteht in der genauen Darstellung aller Handgriffe, die für eine bestimmte Arbeitsaufgabe erforderlich sind. Anwender können sich jeden Videoclip so oft anschauen, bis sie ihn verstanden haben und nachvollziehen können. Die Kürze der Clips sorgt zusätzlich dafür, dass die Konzentration während der Arbeit erhalten bleibt. Da der Film nach jedem Clip stoppt und auf den Befehl zu Fortfahren wartet, passt er sich der Arbeitsgeschwindigkeit der Anwender an.

 

 

Utility Filme TutorialWeitere Vorteile von Erklärvideos sind:

 

  • Vermeidung kostenintensiver Schulungsmaßnahmen
  • zielgruppenunabhängige Wissensvermittlung
  • schnelle Vermittlung von komplexen Handlungsabläufen
  • Abwesenheit von Sprachbarrieren
  • Übersetzungsaufwand entfällt
  • Fehlervermeidung
  • leichte Vervielfältigung und Verteilung
  • Utility Filme können ggf. in die Maschinensteuerung integriert werden

 

 

Welche Nachteile haben Utility Filme?

 

Ein Nachteil von Utility Filmen kann sein, dass Anwender ein geeignetes Ausgabegerät benötigen. Da mobile Ausgabegeräte leicht verfügbar und weit verbreitet sind, trifft das jedoch nur in Ausnahmefällen zu. Außerdem muss sich jemand, der nur zu einem bestimmten Arbeitsschritt Informationen braucht, erst durch eine Reihe von Clips klicken, bis er den richtigen gefunden hat.

 

Für die Hersteller bedeutet die Produktion der Utility Filme einen zusätzlichen Aufwand, denn Erklärvideos und Tutorials sind nur ein Zusatz. Laut der geltenden Maschinenrichtlinie müssen sie auf Papier gedruckte Anleitungen trotzdem bereitstellen.

 

 

Fazit

 

Utility Filme ermöglichen die schnelle und anschauliche Vermittlung komplizierter Handlungsablaufe. Sie tragen dazu bei, dass sich die Produktivität erhöht und Fehler bei der Anwendung vermieden werden können. Das wirkt sich entlastend auf die Beschäftigten im After Sales Bereich der Herstellerfirmen aus, da weniger Rückfragen und Serviceeinsätze anfallen.

 

Bildquellen: Pixabay

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