Bringen Sie mit Information Mapping Struktur in Ihre Doku!

Wieviel Zeit kostet Sie das Erstellen von Technischen Dokumenten? Wieviel Zeit vergeht beim Lesen der Inhalte? Welche Informationen kommen beim Leser tatsächlich an? Und noch wichtiger: Wie lange behält er eine Information dann auch im Gedächtnis? Doch bevor Sie panisch die Hände über dem Kopf zusammenschlagen: Es gibt eine Methode, die Ihnen hilft, diese Prozesse zu optimieren: das Information Mapping. Es hilft Ihnen, gut strukturierte, einprägsame Texte zu schreiben und damit Ihre Zielgruppen bestmöglich mit Informationen zu vesorgen.

 

 

Wissenschaftliche Grundlagen für das Information Mapping

 

Der Grundgedanke hinter dem Information Mapping ist die Überlegung, wie Wissen entsteht. Die Mechanismen, mit denen die Sinnesorgane Signale aus der Umgebung aufnehmen und Reaktionen in den Menschen auslösen, sind Gegenstand der Psychologie. Aus den Beobachtungen der Psychologen gingen Theorien hevor über

 

  • das Zustandekommen von Erkenntnissen (Kognitionspsychologie),
  • den Erwerb, die Verarbeitung und die Speicherung von Wissen (Lernpsychologie) sowie
  • den Einfluss von Medien auf das menschliche Verhalten (Medienpsychologie).

 

 

Die Erkenntnisse dieser drei Teilbereiche nutzte Robert E. Horn an der Harvard-Universität in Boston Mitte der 1960er Jahre zur Entwicklung der Information-Mapping-Technik. Damit steht Technischen Redakteuren eine Methode zur Verfügung, mit der sie Informationen effizient strukturieren können. Horn beschreibt, wie gut verständliche und schnell lesbare Texte aufgebaut sein müssen. Die Methode hat sich inzwischen weltweit als Schlüsselqualifikation für Technische Redakteure durchgesetzt.

 

 

Vorgehensweise beim Information Mapping

 

Informationen analysieren

 

Der Sinn eines Dokumentes liegt in der Vermittlung von Informationen. Das gelingt, wenn Sie als Ausgangspunkt die Zielgruppe definieren. Wem wollen Sie etwas mitteilen? Welche Voraussetzungen bringt der Leser mit? In einem zweiten Schritt bestimmen Sie den Zweck der Informationen. Wozu soll der Empfänger die Kenntnisse nutzen? Bei der Beantwortung dieser Frage hilft Ihnen ein Blick auf die verschiedenen Informationsarten:

 

  • Begriff: erklärt, was ein bestimmter Gegenstand ist
  • Fakt: beinhaltet ein Merkmal oder eine Eigenschaft des Gegenstandes
  • Struktur: erklärt die Zusammensetzung und den Aufbau eines Gegenstandes
  • Prozess: beschreibt, wie ein Gegenstand funktioniert
  • Anleitung: gibt vor, welche Handlungen durchzuführen sind
  • Klassifizierung: zeigt die Stellung eines Gegenstandes in einem vorhandenen System
  • Prinzip: erläutert Gesetzmäßigkeiten und Bedingungen

 

 

Auf der Grundlage von Zielgruppe, Zweck und Informationsart können Sie ableiten, was der Empfänger im Einzelnen wissen muss, um den Zweck zu erfüllen, wie detailliert Sie die Informationen ausarbeiten müssen und welche Struktur Sie den Informationen geben wollen.

 

 

Informationen aufbereiten und strukturieren

 

information mapping planung

Das Information Mapping sieht vor, die Wahrnehmung des Lesers zu unterstützen, indem Sie die Informationen in kleine Einheiten aufteilen. Diese Einheiten werden als Blöcke bezeichnet. Ein Block umfasst einfach zu verstehende Informationen, die Sie als Text, Tabelle, Grafik oder Schaubild gestalten können. Wichtig ist, dass jeder Block nur eine Informationsart enthält und eine aussagekräftige Überschrift bekommt. Mehrere zusammengehörige Blöcke zu einem gemeinsamen Thema bilden eine Map. Aus dem Titel der Map muss das Thema hervorgehen. Durch die Zusammenstellung von Maps entsteht ein modular aufgebautes Dokument.

 

 

Das Information Mapping sieht für die Gestaltung der Struktur einer Dokumentation die folgenden sieben Prinzipien vor:

 

  1. Gliederung: Gliedern Sie die Inhalte in leicht verständliche Einheiten.
  2. Relevanz: Fassen Sie nur wesentliche, thematisch zusammengehörige Informationen in einer Einheit zusammen.
  3. Betitelung: Geben Sie jeder Einheit einen Titel, aus dem Zweck, Funktion und Inhalt eindeutig hervorgehen.
  4. Einheitlichkeit: Behandeln Sie ähnliche Elemente immer gleich.
  5. Gleichwertigkeit der Informationsträger: Weisen Sie Texten, Tabellen, Grafiken und Schaubildern den gleichen Stellenwert zu.
  6. Verfügbarkeit von Einzelheiten: Ordnen Sie Einzelheiten im Dokument an der Stelle an, an der sie der Leser sucht.
  7. Systematische Gliederung und Betitelung: Wenden Sie die Gliederung und die Betitelung auf allen Ebenen des Dokumentes systematisch an.

 

 

Informationen darstellen

 

Je übersichtlicher Sie Ihre Dokumente darstellen, desto lesbarer werden Sie und desto leichter finden Ihre Nutzer auch die Informtationen, die sie suchen. Trennen Sie daher Ihre einzelnen Blöcke durch waagerechte Balken. Die Überschriften der Blöcke stehen in fetter Schrift auf dem linken Rand neben dem Inhalt. In der Kopfzeile einer Map erscheint ebenfalls fettgedruckt mit einem größeren Schriftgrad der jeweilige Titel. So kann der Leser schnell durch das Dokument navigieren.

 

Bei der Gestaltung der Blöcke folgen Sie der logischen Reihenfolge, die das beschriebene Element vorgibt. Das betrifft zum Beispiel bei einer Anleitung die zeitliche Reihenfolge der Arbeitsgänge. Für die Beschreibung von Strukturen wählen Sie eine dem Aufbau des Gegenstandes entsprechende Richtung (von oben nach unten, von links nach rechts, von außen nach innen).

 

Blöcke mit sicherheitsrelevanten Prinzipien sollten Sie durch eine abweichende Schriftart, durch Textrahmen oder besondere Farbgebung deutlich hervorheben.

 

 

Vorteile für die Technische Dokumentation

 

information mapping struktur

Die klare Struktur der Dokumente führt zu einer kürzeren Lesedauer und zum schnellen Auffinden von speziellen Inhalten. Die verständliche und einprägsame Gestaltung der Informationen in Blöcken verhindert Missverständnisse und Fehlinterpretationen. Wollen sich Leser in ein unbekanntes Thema einarbeiten, gelingt ihnen das auf diese Weise problemlos.

 

Zu den Vorteilen für den Nutzer der Dokumentation gesellen sich die Vorteile für den Technischen Redakteur. Denn Sie können alle erstellten Blöcke als Textbausteine speichern und wiederverwenden. Dadurch benötigen Sie weniger Zeit für die Erstellung neuer Dokumente. Vorhandene Elemente brauchen Sie nur an die veränderten Gegebenheiten anpassen. Auch Revisionen und Änderungen vorhandener Dokumente können Sie schnell durchführen.

 

Wesentliche Bestandteile des Information Mapping sind die ausführliche Analyse und die systematische Zusammenstellung der Inhalte von Dokumenten. Mit Hilfe dieser Werkzeuge vermeiden Sie Widersprüche in der Technischen Dokumentation. Außerdem können Sie fehlende Informationen schnell ergänzen.

 

Da Aufbau, Stil und Form der Dokumente einheitlich sind und in Datenbanken gespeicherte Blöcke stets zur Verfügung stehen, können Sie die Erstellung und Verwaltung Technischer Informationen teilweise automatisieren. Mit dem Information Mapping gestaltete Unterlagen ermöglichen darüber hinaus die effiziente Nutzung von Übersetzungstools.

 

Fazit: Win-win für alle Beteiligten
Das Information Mapping mag zunächst einige Disziplin von Ihnen abverlangen, da Sie sehr gewissenhaft vorarbeiten und strukturieren müssen. Doch einmal erstellt und verinnerlicht, profitieren davon alle Beteiligten vom Technischen Redakteur bis hin zum Anwender.

 

 

Bildquellen: Pexels

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