Ab dem 20. Januar 2027 dürfen Maschinenhersteller Betriebsanleitungen grundsätzlich digital bereitstellen. Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 schafft dafür erstmals ausdrückliche rechtliche Vorgaben. Eine gedruckte Betriebsanleitung ist damit nicht mehr in jedem Fall erforderlich. Allerdings müssen Hersteller bestimmte Anforderungen an den Zugang, die Verfügbarkeit, das Dateiformat und die Sprache erfüllen.
Was heißt das konkret? Reicht ein PDF-Dokument mit QR-Code aus? Wann muss weiterhin eine gedruckte Anleitung bereitgestellt werden? Und worauf kommt es bei der praktischen Umsetzung an?
Wir erläutern die gesetzlichen Anforderungen und zeigen, wie sich digitale Betriebsanleitungen rechtskonform und nutzerfreundlich umsetzen lassen.
Digitale Betriebsanleitung 2027: Das Wichtigste im Überblick
- Stichtag: Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 gilt in ihren wesentlichen Bestimmungen ab dem 20. Januar 2027.
- Digitale Bereitstellung: Betriebsanleitungen dürfen grundsätzlich in digitaler Form bereitgestellt werden.
- Zugänglichkeit: Der Hersteller muss angeben, wie die passende Betriebsanleitung aufgerufen werden kann.
- Speichern und Drucken: Die Betriebsanleitung muss heruntergeladen, gespeichert und ausgedruckt werden können.
- Verfügbarkeit: Die digitale Betriebsanleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, online zugänglich sein.
- Papierfassung: Auf Verlangen des Nutzers zum Zeitpunkt des Kaufs muss der Hersteller innerhalb eines Monats kostenlos eine gedruckte Betriebsanleitung bereitstellen.
- Besondere Anforderungen: Bei Maschinen, die auch von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, müssen bestimmte wesentliche Sicherheitsinformationen weiterhin auf Papier mitgeliefert werden.
- Sprache: Die Betriebsanleitung muss in der vom jeweiligen Mitgliedstaat vorgeschriebenen Sprache vorliegen.
Die rechtliche Grundlage für die digitale Bereitstellung bildet insbesondere Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230.
Was ändert sich durch die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230?
Bis zum 19. Januar 2027 bildet die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG weiterhin die maßgebliche europäische Rechtsgrundlage für das Inverkehrbringen von Maschinen.
Die bisherige Maschinenrichtlinie enthält keine ausdrückliche allgemeine Erlaubnis, Betriebsanleitungen ausschließlich digital bereitzustellen. Der Leitfaden der Europäischen Kommission zur Anwendung der Maschinenrichtlinie geht deshalb in § 255 grundsätzlich von einer gedruckten Bereitstellung der Betriebsanleitung aus.
Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 löst die bisherige Richtlinie zum 20. Januar 2027 ab und regelt die digitale Bereitstellung ausdrücklich.
Für Hersteller bedeutet das einen wesentlichen Fortschritt: Umfangreiche Betriebsanleitungen müssen nicht mehr generell als gedrucktes Dokument ausgeliefert werden, sofern alle gesetzlichen Voraussetzungen für die digitale Bereitstellung erfüllt sind.
Die Anforderungen an den Inhalt und die Verständlichkeit der Betriebsanleitung bleiben dabei bestehen. Die neue Verordnung schafft jedoch zusätzliche Möglichkeiten für die digitale Bereitstellung und Verwaltung technischer Informationen.
Wer ist für die Betriebsanleitung verantwortlich?
Die Maschinenverordnung unterscheidet zwischen Herstellern, Einführern und Händlern. Die grundlegende Verantwortung für die Erstellung und Bereitstellung der Betriebsanleitung liegt beim Hersteller.
Einführer und Händler haben eigene Prüf- und Sicherstellungspflichten. Unter bestimmten Voraussetzungen können auch andere Wirtschaftsakteure rechtlich als Hersteller gelten, beispielsweise beim Inverkehrbringen einer Maschine unter eigener Marke oder bei einer wesentlichen Veränderung.
Auch Maschinen, die ausschließlich für den Eigengebrauch hergestellt und in Betrieb genommen werden, können unter die entsprechenden Herstellerpflichten fallen.
Welche Anforderungen muss eine digitale Betriebsanleitung erfüllen?
Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung legt konkrete Anforderungen fest. Hersteller müssen diese bereits bei der Konzeption und Bereitstellung ihrer digitalen Dokumentation berücksichtigen.
1. Eindeutiger Zugang zur Betriebsanleitung
Der Hersteller muss auf der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt angeben, wie auf die digitale Betriebsanleitung zugegriffen werden kann. Ist dies am Produkt selbst nicht möglich, dürfen die Zugangsinformationen auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument stehen.
Eine einfache Möglichkeit, den Zugang zur digitalen Betriebsanleitung bereitzustellen, ist ein QR-Code. Nutzer können diesen mit ihrem Smartphone scannen und direkt auf die benötigten Informationen zugreifen.
Entscheidend ist jedoch nicht die verwendete Technik, sondern die eindeutige Zuordnung der Informationen zum jeweiligen Produktmodell. Nutzer müssen die für ihre Maschine geltende Betriebsanleitung zuverlässig identifizieren können.
Praxisbeispiel: Ein Maschinenhersteller bietet mehrere Varianten einer Produktionsanlage an. Die digitalen Betriebsanleitungen müssen so organisiert sein, dass Nutzer auf die Dokumentation zugreifen können, die zur jeweiligen Maschinenvariante und Ausstattung passt.
2. Betriebsanleitung herunterladen, speichern und ausdrucken
Die digitale Betriebsanleitung muss in einem Format bereitgestellt werden, das den Nutzern das Herunterladen, Speichern auf einem elektronischen Gerät und Ausdrucken ermöglicht.
Damit soll sichergestellt werden, dass die erforderlichen Informationen jederzeit zugänglich bleiben – insbesondere auch bei einem Ausfall der Maschine.
Die Betriebsanleitung darf auch in die Software oder Bedienoberfläche der Maschine integriert werden. Die Anforderungen an das Herunterladen, Speichern und Ausdrucken gelten jedoch weiterhin.
Eine Betriebsanleitung, die ausschließlich bei funktionsfähiger Maschinensteuerung angezeigt werden kann, reicht deshalb nicht aus.
3. Online-Verfügbarkeit für mindestens zehn Jahre
Digitale Betriebsanleitungen müssen während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich sein.
Diese Anforderung betrifft nicht nur die technische Erreichbarkeit einer Internetseite. Hersteller müssen auch sicherstellen, dass die zutreffenden Dokumentationen über den erforderlichen Zeitraum verfügbar bleiben.
Für die praktische Umsetzung empfiehlt sich deshalb ein Dokumentationssystem, das unterschiedliche Maschinenmodelle, Varianten und Dokumentationsstände zuverlässig verwalten kann.
4. Gedruckte Betriebsanleitung auf Anfrage
Die Maschinenverordnung schafft die Papierform nicht vollständig ab.
Verlangt der Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine gedruckte Betriebsanleitung, muss der Hersteller diese innerhalb eines Monats kostenlos bereitstellen.
Die Vorschrift begründet keine allgemeine Verpflichtung, zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt kostenlos eine Papierfassung nachzuliefern.
Hersteller müssen deshalb geeignete organisatorische Abläufe vorsehen, um entsprechende Anfragen zu bearbeiten und gedruckte Betriebsanleitungen innerhalb der vorgegebenen Frist bereitzustellen.
5. Sicherheitsinformationen für nichtprofessionelle Nutzer
Eine besondere Regelung gilt für Maschinen und dazugehörige Produkte, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder unter vernünftigerweise vorhersehbaren Bedingungen auch von diesen verwendet werden können.
In diesen Fällen müssen die für die Inbetriebnahme und sichere Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen weiterhin in Papierform bereitgestellt werden.
Die vollständige Betriebsanleitung darf dennoch digital vorliegen, sofern die übrigen Anforderungen erfüllt sind.
Hersteller müssen im Einzelfall beurteilen, welche Sicherheitsinformationen für die Inbetriebnahme und sichere Verwendung wesentlich sind und deshalb in gedruckter Form mitgeliefert werden müssen.
Reicht eine PDF-Betriebsanleitung mit QR-Code aus?
Ja, eine über einen QR-Code erreichbare PDF-Betriebsanleitung kann die Anforderungen der Maschinenverordnung grundsätzlich erfüllen. Voraussetzung ist, dass sämtliche gesetzlichen Anforderungen an die Bereitstellung eingehalten werden.
Ein QR-Code dient lediglich als Zugangsweg. Für eine zuverlässige Umsetzung sollte er möglichst direkt zur passenden Betriebsanleitung oder zu einer eindeutig zugeordneten Dokumentationsseite führen. Unnötige Zwischenschritte erschweren den Zugriff auf die benötigten Informationen.
Auch die Bereitstellung über ein passwortgeschütztes Kundenportal ist nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Allerdings muss sichergestellt sein, dass berechtigte Nutzer zuverlässig auf die erforderlichen Informationen zugreifen können. Technische Zugangsbeschränkungen dürfen die Nutzung der Betriebsanleitung nicht unangemessen erschweren.
Die Maschinenverordnung schreibt kein bestimmtes Dateiformat vor. Neben PDF-Dokumenten kommen deshalb auch andere digitale Lösungen infrage, sofern sie sämtliche Anforderungen erfüllen. Entscheidend sind die tatsächlichen Funktionen und die zuverlässige Verfügbarkeit der Informationen.
In welcher Sprache muss die digitale Betriebsanleitung vorliegen?
Auch digital bereitgestellte Betriebsanleitungen müssen die gesetzlichen Sprachanforderungen erfüllen.
Nach Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung müssen die Betriebsanleitung, die Sicherheitsinformationen und die weiteren erforderlichen Informationen in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst sein. Die Informationen müssen klar, verständlich und lesbar sein.
Für Deutschland schreibt § 2 des Maschinenverordnung-Durchführungsgesetzes (MaschinenDG) die deutsche Sprache vor. Das gilt auch für den Hinweis, wie auf eine digital bereitgestellte Betriebsanleitung zugegriffen werden kann. Die entsprechenden Bestimmungen sind ab dem 20. Januar 2027 anzuwenden.
Hersteller, die Maschinen in mehreren EU-Mitgliedstaaten vertreiben, müssen die jeweiligen nationalen Sprachanforderungen berücksichtigen.
Einen weiterführenden Überblick bietet der Leitfaden von YTranslations: Maschinenverordnung (EU) 2023/1230: Sprachen der Betriebsanleitung.
Für international tätige Maschinenhersteller empfiehlt sich eine zentrale Verwaltung der verschiedenen Sprachfassungen. Dadurch lassen sich Übersetzungen und technische Änderungen effizienter koordinieren und unterschiedliche Dokumentationsstände vermeiden.
Welche inhaltlichen Anforderungen gelten für Betriebsanleitungen?
Die Digitalisierung ändert nichts daran, dass eine Betriebsanleitung alle gesetzlich erforderlichen Informationen zur sicheren Verwendung der Maschine enthalten muss.
Die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen sind in Anhang III der Maschinenverordnung festgelegt. Abschnitt 1.7.4 enthält die Anforderungen an Betriebsanleitungen.
Abhängig von der jeweiligen Maschine sind unter anderem folgende Informationen erforderlich:
- Beschreibung der Maschine und ihrer bestimmungsgemäßen Verwendung
- Warnungen vor vernünftigerweise vorhersehbarer Fehlanwendung
- Informationen zu Restrisiken und erforderlichen Schutzmaßnahmen
- Anleitungen für Transport, Montage und Installation
- Informationen zur Inbetriebnahme und Bedienung
- Anweisungen für Instandhaltung und Störungsbeseitigung
- Angaben zu erforderlicher persönlicher Schutzausrüstung
- Informationen zu relevanten Emissionen
Die konkreten Inhalte ergeben sich aus den Eigenschaften der Maschine, ihrer vorgesehenen Verwendung und den Ergebnissen der Risikobeurteilung.
Die Betriebsanleitung ist damit ein wesentlicher Bestandteil des Sicherheitskonzepts einer Maschine. Ihre Erstellung sollte bereits während der Entwicklung berücksichtigt werden.
Welche Normen unterstützen die Erstellung digitaler Betriebsanleitungen?
Bei der Erstellung und Gestaltung von Betriebsanleitungen sind insbesondere zwei Normen relevant.
DIN EN IEC/IEEE 82079-1
Die DIN EN IEC/IEEE 82079-1:2021-09 enthält allgemeine Grundsätze und Anforderungen für die Erstellung von Nutzungsinformationen für Produkte.
Sie behandelt unter anderem die Verständlichkeit, Struktur, Darstellung, Qualität und Verwaltung von Nutzungsinformationen. Die Anforderungen sind nicht auf gedruckte Dokumente beschränkt.
DIN EN ISO 20607
Die DIN EN ISO 20607:2019-10 behandelt die allgemeinen Gestaltungsgrundsätze für Betriebsanleitungen von Maschinen.
Sie konkretisiert insbesondere Anforderungen an die Darstellung sicherheitsrelevanter Informationen und unterstützt einen systematischen Aufbau von Betriebsanleitungen.
Beide Normen ergänzen sich in ihren Anwendungsbereichen. Ihre Anwendung ersetzt jedoch nicht die Prüfung der jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen. Auch die harmonisierte Rechtswirkung einer Norm ist gesondert zu beurteilen.
Digitale Montageanleitungen für unvollständige Maschinen
Die neue Maschinenverordnung ermöglicht auch die digitale Bereitstellung von Montageanleitungen für unvollständige Maschinen.
Artikel 11 Absatz 7 enthält die entsprechenden Anforderungen. Dazu gehören die Kennzeichnung des Zugangswegs, die Möglichkeit zum Herunterladen, Speichern und Ausdrucken sowie die Online-Verfügbarkeit für mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.
Die inhaltlichen Anforderungen an Montageanleitungen ergeben sich aus Anhang XI der Maschinenverordnung.
Verlangt die Person, die die unvollständige Maschine einbaut, zum Zeitpunkt des Kaufs eine Montageanleitung in Papierform, muss der Hersteller diese innerhalb eines Monats kostenlos bereitstellen.
Auch bei digitalen Montageanleitungen müssen die nationalen Sprachanforderungen beachtet werden. In Deutschland sind sowohl die Montageanleitung als auch der Hinweis auf den digitalen Zugangsweg in deutscher Sprache bereitzustellen.
Digitale Betriebsanleitung in der Praxis: Typische Fehler vermeiden
Bei der Umstellung auf die digitale Betriebsanleitung 2027 müssen Maschinenhersteller mehr berücksichtigen als das Dateiformat. Entscheidend ist ein durchdachtes Bereitstellungs- und Verwaltungskonzept. Die folgenden Fehler können die rechtskonforme Umsetzung erschweren.
Fehler 1: QR-Codes ohne dauerhaftes Linkkonzept verwenden
Ein QR-Code auf dem Typenschild oder der Maschine kann über viele Jahre im Einsatz bleiben. Ändert sich die dahinterliegende Internetadresse, führt der Code möglicherweise ins Leere.
Empfehlung: Dauerhafte Internetadressen oder ein zentrales Weiterleitungssystem verwenden. Dadurch lassen sich Dokumentationsplattformen und Speicherorte ändern, ohne bereits angebrachte QR-Codes ersetzen zu müssen.
Fehler 2: Den Zugriff von der Maschinensteuerung abhängig machen
Integrierte Hilfesysteme ermöglichen den direkten Zugriff auf Informationen an der Maschine. Bei einer Störung der Steuerung stehen diese Informationen jedoch möglicherweise nicht mehr zur Verfügung.
Empfehlung: Die Betriebsanleitung zusätzlich in einer speicherbaren und ausdruckbaren Form bereitstellen. So können beispielsweise Servicetechniker auch bei einem vollständigen Maschinenausfall auf die benötigten Informationen zugreifen.
Fehler 3: Maschinenvarianten und Dokumentationsstände nicht eindeutig zuordnen
Unterschiedliche Ausstattungsvarianten, technische Änderungen und Softwarestände können dazu führen, dass mehrere Betriebsanleitungen für eine Maschinenbaureihe existieren. Ohne geeignete Dokumentenverwaltung besteht die Gefahr, dass Nutzer auf unzutreffende Informationen zugreifen.
Empfehlung: Betriebsanleitungen eindeutig kennzeichnen und die Zuordnung zu Maschinenmodellen, Varianten und gegebenenfalls Seriennummern sicherstellen. Ein strukturiertes Dokumentationssystem erleichtert die Verwaltung und langfristige Bereitstellung unterschiedlicher Dokumentationsstände.
Fehler 4: Die langfristige Verfügbarkeit unterschätzen
Die Online-Verfügbarkeit muss auch nach dem Produktionsende einer Maschine gewährleistet bleiben. Änderungen an der Unternehmenswebsite, ein Wechsel des Hosting-Anbieters oder die Ablösung eines Kundenportals können die Erreichbarkeit beeinträchtigen.
Empfehlung: Ein langfristiges Bereitstellungskonzept erstellen. Dazu gehören geeignete Maßnahmen zur Datensicherung, die Verwaltung älterer Dokumentationsstände und regelmäßige Funktionsprüfungen der Zugangswege.
Fehler 5: Sprachanforderungen und Papierfassungen nicht organisatorisch berücksichtigen
Die Bereitstellung verschiedener Sprachfassungen und die Bearbeitung von Anfragen nach gedruckten Betriebsanleitungen erfordern abgestimmte Prozesse. Ohne klare Zuständigkeiten können falsche Sprachfassungen bereitgestellt oder gesetzliche Fristen versäumt werden.
Empfehlung: Verantwortlichkeiten für Übersetzungen, Dokumentenfreigaben und die Bereitstellung von Papierfassungen festlegen. Die erforderlichen Prozesse sollten bereits vor dem Inverkehrbringen der Maschine eingerichtet sein.
Checkliste: Ist Ihre digitale Betriebsanleitung bereit für 2027?
Ist Ihre technische Dokumentation auf die digitale Betriebsanleitung 2027 vorbereitet? Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, die wichtigsten Anforderungen der Maschinenverordnung zu überprüfen.
- Ist die Betriebsanleitung eindeutig dem betreffenden Produktmodell zugeordnet?
- Ist der Zugang zur digitalen Betriebsanleitung vorschriftsmäßig gekennzeichnet?
- Können Nutzer die Betriebsanleitung herunterladen, speichern und ausdrucken?
- Bleibt die Betriebsanleitung auch bei einem Ausfall der Maschine zugänglich?
- Ist die vorgeschriebene langfristige Online-Verfügbarkeit sichergestellt?
- Sind die nationalen Sprachanforderungen erfüllt?
- Ist die kostenlose Bereitstellung einer Papierfassung bei rechtzeitiger Anfrage organisatorisch sichergestellt?
- Wurden gegebenenfalls erforderliche Sicherheitsinformationen in Papierform berücksichtigt?
- Enthält die Betriebsanleitung die nach Anhang III erforderlichen Informationen?
- Ist sichergestellt, dass die Nutzer die für ihre Maschine zutreffende Dokumentation erhalten?
Die Checkliste bietet eine erste Orientierung. Die abschließende Beurteilung muss unter Berücksichtigung der jeweiligen Maschine und der geltenden rechtlichen Anforderungen erfolgen.
Mehr als ein PDF: Die Möglichkeiten moderner digitaler Betriebsanleitungen
Die neue Maschinenverordnung eröffnet Herstellern die Möglichkeit, die technische Dokumentation stärker in digitale Produkt- und Serviceprozesse einzubinden.
Ein PDF-Dokument kann für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen ausreichend sein. Moderne Dokumentationssysteme ermöglichen jedoch zusätzliche Funktionen und eine effizientere Verwaltung der technischen Informationen.
Dazu gehören beispielsweise:
- kontextbezogene Bereitstellung von Informationen
- modulare Erstellung und Wiederverwendung von Informationsbausteinen
- variantenabhängige Dokumentation
- zentrale Verwaltung mehrsprachiger Inhalte
- interaktive Grafiken und 3D-Darstellungen
- Verknüpfungen mit digitalen Ersatzteilkatalogen
- Suchfunktionen und direkte Navigation zu relevanten Informationen
Gerade bei Maschinen und Anlagen mit zahlreichen Varianten und umfangreicher Dokumentation können strukturierte und modular aufgebaute Informationssysteme erhebliche Vorteile bieten.
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der Digitalisierung finden Sie in unserem Beitrag Digitale Betriebsanleitung: Vorteile für Hersteller und Anwender.
Fazit: Maschinenhersteller sollten sich jetzt auf digitale Betriebsanleitungen vorbereiten
Mit der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird die digitale Betriebsanleitung ausdrücklich rechtlich zugelassen. Ab dem 20. Januar 2027 können Hersteller in vielen Fällen auf die generelle Auslieferung umfangreicher gedruckter Betriebsanleitungen verzichten.
Die Umstellung erfordert jedoch mehr als die Bereitstellung einer PDF-Datei. Hersteller müssen die langfristige Verfügbarkeit, die eindeutige Zuordnung zum Produkt und den zuverlässigen Zugang zu den Informationen sicherstellen. Hinzu kommen organisatorische Anforderungen an Sprachfassungen und gegebenenfalls erforderliche Papierdokumente.
Gleichzeitig bietet die neue Rechtslage die Gelegenheit, bestehende Dokumentationsprozesse zu überprüfen und technische Informationen effizienter zu erstellen, zu verwalten und bereitzustellen.
Die Docuneers unterstützen Maschinen- und Anlagenhersteller bei der Erstellung und Digitalisierung technischer Dokumentation. Dazu gehören die Erstellung normgerechter Betriebsanleitungen, die strukturierte Aufbereitung technischer Informationen und die Entwicklung geeigneter Konzepte zur digitalen Bereitstellung.
Kontaktieren Sie die Docuneers, wenn Sie Ihre technische Dokumentation auf die Anforderungen der Maschinenverordnung vorbereiten möchten.
Rechtsgrundlagen: Verordnung (EU) 2023/1230 über Maschinen, insbesondere Artikel 10 Absatz 7, Artikel 11 Absatz 7 sowie Anhänge III und XI; § 2 Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG).
Stand: Oktober 2026. Der Beitrag berücksichtigt die Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Die wesentlichen Bestimmungen der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 sind ab dem 20. Januar 2027 anzuwenden.
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